Stellenangebot

Executive Assistant

Als Executive Assistant unterstützt du den CEO von Vontobel SFA und Head of Americas bei internationalen Geschäftssituationen und im Umgang mit diversen Interessengruppen. Die Stelle bietet die Möglichkeit, 100% remote zu arbeiten und erfordert ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.

Ausland

Vontobel Holding AG

100%

Stellenbeschreibung: Executive Assistant

Aufgaben

Proaktiv den Kalender verwalten, Meetings, Termine und Konferenzschaltungen planen, unter Berücksichtigung von Zeitzonen und Prioritäten.
Eingehende Meeting-Anfragen, Anrufe, E-Mails und Korrespondenz prüfen und priorisieren, wichtige Informationen effektiv kommunizieren.
Inlands- und internationale Reisen arrangieren, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Bodenverkehrsmitteln.
Detailgetreue Sitzungsprotokolle für wichtige Meetings und Präsentationen erstellen, Agenden vorbereiten, relevante Materialien sammeln und Logistik koordinieren.
Vertrauliche interne Kommunikation und Korrespondenz im Geschäftsbereich entwerfen und bearbeiten, Genauigkeit und professionelle Präsentation sicherstellen.
In enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Business Manager bei Projekten, einschließlich Marketing- und Kundenaktivitäten, assistieren und sicherstellen, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Anforderungen

Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant in einem internationalen Unternehmen im Investmentmanagement oder Finanzdienstleistungsbereich.
Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch weitere Qualifikationen als Executive Assistant.
Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und Vertrautheit mit modernen Kommunikationstools.
Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (Kenntnisse in Spanisch und/oder Deutsch sind von Vorteil).

Ihre Stärken

Sehr organisiert und detailorientiert, mit einem starken Engagement für Genauigkeit.
Fähigkeit, mehrere Prioritäten, Fristen und komplexe Zeitpläne mit sorgfältiger Aufmerksamkeit für Details zu verwalten.
Routineaufgaben selbstständig und proaktiv bearbeiten, potenzielle Probleme oder Verzögerungen angehen, ein Gefühl der Dringlichkeit bei der Verwaltung einer hohen Anzahl von Terminwünschen demonstrieren.
Strenge Vertraulichkeit bezüglich sensibler Unternehmensinformationen und Führungsangelegenheiten wahren.
Verpflichtung, qualitativ hochwertige Arbeit konsequent mit einer positiven Einstellung zu liefern, während potenzielle Probleme erkannt und proaktiv angegangen werden, bevor sie entstehen.
Starker Teamplayer mit einem unabhängigen, strukturierten und detailorientierten Arbeitsstil.