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Facilities and Technology Assistant 100% (m/f/w)

Julius Baer sucht einen Facilities and Technology Assistant (100%) in St. Peter Port, der für die Koordination von Facility Management, IT-Infrastruktur sowie Gesundheits- und Sicherheitsstandards zuständig ist. Die Stelle erfordert Erfahrung in Büroadministration, Grundkenntnisse in IT und Microsoft 365 sowie einen gültigen Führerschein.

Ausland

Julius Bär Gruppe AG

100%

Aufgaben

Facilities, Health & Safety und Business Continuity
Unterstützung des Facilities Managers bei der Aufrechterhaltung einer sicheren, gesicherten und angenehmen Büroumgebung
Hilfe bei regelmäßigen Büroinspektionen sowie der Identifizierung und Bewertung von Gesundheits- und Sicherheitsfragen
Verwaltung der H&S- und Sicherheitsrichtlinien, -verfahren und -prozeduren
Unterstützung bei der Einhaltung der H&S-Gesetzgebung und interner Richtlinien
Unterstützung bei der Aktualisierung der Inhalte im IT- und Sicherheits-Vorfallmanagementsystem
Unterstützung bei der Verwaltung und Pflege der Dokumentation für Business Continuity und Notfallreaktion
Unterstützung bei der Überwachung der internen, Curavus- und Arbeitsplatz-Facilities
Unterstützung bei der Implementierung von staatlichen und betroffenen Diensten und Sicherheitsmaßnahmen
Unterstützung bei der Wartung von Büroausstattung, Möbeln und Arbeitsplatz-Facilities
Unterstützung bei Umzügen, Auffrischungen oder Änderungen des Arbeitsraums bei Umzug
Hauptansprechpartner für (Office-)Teams und den Facilities-Ausschuss sowie Unterstützung bei der Koordination von Installationen
Unterstützung bei Gebäudemanagementsystemen, Zugangskontrolle und ICT-bezogenen Problemen
Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung von Computersystemen und dem Büronetzwerk
Unterstützung bei der Ausgabe und Änderung neuer, aktueller Zugangs- und Büroerlaubnisse sowie Sicherheitszugängen
Physische Zugangssicherheit und Verteilung der Büroflächen
Unterstützung bei lokalen, provinziellen und nationalen Zugangsprotokollen sowie bei der Ablage
Digitale Sicherheit und Content-Management
Unterstützung des Network Security POC bei der Etablierung, Aufrechterhaltung und Unterstützung der Operationen des Facilities Managers
Unterstützung bei der Verwaltung von Zugangskarten und Infrastruktur
Hauptüberwachung der Sicherheitssysteme und Verbindungen an den Büroinstallationen
Unterstützung bei der Kommunikation der Netzwerkrichtlinien an die Bürobenutzer
Unterstützung bei der Verwaltung der Gebäudezugangsprotokolle und der Bürosicherheitskontrollen
Aktualisierung von Bereichs-/Nähecomputern und Bereitstellung gemäß Vorgabe

Anforderungen

Persönlich und Sozial
Zeigt eine positive und professionelle Haltung, um Kollegen über Facilities und Arbeitsplatzeinrichtungen auf dem Laufenden zu halten
Selbstmotiviert und in der Lage, unabhängig und als Teil eines multikulturellen Teams zu arbeiten
Zeigt Initiative und einen kundenorientierten Ansatz bei der Dienstleistungserbringung
Professionell und Technisch
Schulabschluss, College-Niveau oder vorherige Berufserfahrung
Mindestens eine Erfahrung in Facility Management, Workplace Services, Health & Safety und Informationstechnologie
Gute Arbeitskenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen
Breites Verständnis von Computerhardware und -software (Nutzung und Verständnis)
Bereitschaft, Kenntnisse in Microsoft 365-Technologien zu erlernen
Grundlegende Fähigkeiten im Bereich der allgemeinen Büroverwaltung und des Servicing von Sicherheitstechnik
Fähigkeit, Aufgaben zu planen, durchzuführen und proaktiv zu planen, um Fristen einzuhalten
Starke Problemlösungs- und Analytikfähigkeiten
Gültiger Führerschein als Transportmittel für Hin- und Rückfahrten
Relevante Qualifikationen in z