Stellenangebot
Office Service Manager
Die Vontobel sucht einen Office Service Manager, der als Single-Point-of-Contact für Facility-Management-Themen fungiert und ein clientenorientiertes Umfeld mit hohen Hospitality-Standards aufrechterhält. Der ideale Kandidat sollte über 5-10 Jahre Erfahrung in Office-Management oder einer verwandten administrativen oder Hospitality-Rolle verfügen und ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten besitzen.
Aufgaben
Die Stelle als Office Service Manager umfasst traditionelles Büromanagement sowie Fachwissen im Bereich Facility Management. Zu den Hauptaufgaben gehören:- Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für alle Themen im Bereich Facility Management
- Überwachung des Büromaterial- und Bestellmanagements
- Unterstützung der Standorte in Miami/Florida als Ansprechpartner in New York City
Facility Management & Workplace Design
Zu den Aufgaben gehören:- Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für alle Themen im Bereich Facility Management
- Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Lieferanten bei Bürorenovierungen, Reinigungsthemen oder Umgestaltungen
- Überwachung des Büromaterial- und Bestellmanagements
- Handwerkliche Unterstützung bei Aufgaben im Bereich Facility Management
Meeting Room Management
Zu den Aufgaben gehören:- Durchführung regelmäßiger Rundgänge, um sicherzustellen, dass Konferenzräume und Gemeinschaftsbereiche in optimalen Zustand sind
- Koordinierung mit internen Abteilungen, Lieferanten und Gebäudemanagement für Konferenzbedürfnisse
- Unterstützung bei VIP- und Kundenmeetings durch Organisation von Materialien und Catering
- Reinigung und Zurückstellung von Konferenzräumen nach Nutzung
Reception Services
Zu den Aufgaben gehören:- Herzliche Begrüßung von Gästen und Zurückstellung von Besucherbadges
- Beantwortung von Telefonanrufen und Weiterleitung an den entsprechenden Ansprechpartner
Anforderungen
Wir suchen einen Kandidaten mit:- Mindestens 5-10 Jahren Erfahrung im Büromanagement oder einer verwandten administrativen oder Gastgewerberolle, vorzugsweise in der Finanzdienstleistungsbranche
- Profundem Wissen in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Starken organisatorischen und Multitasking-Fähigkeiten mit Aufmerksamkeit für Details
- Exzellenten Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Nachweisbare Fähigkeit, eine klientenorientierte Umgebung mit hohen Gastfreundschaftsstandards zu fördern
Was wir bieten
Wir bieten:- Standort in New York
- Vielfältiges Team in einem offenen Büroumfeld
- Alle neuesten Technologien, um Ihnen zu helfen, sich zu entfalten und voranzukommen
Jobdetails
Weiterbildungsangebote powered by skillaware.