Personal Assistant & Office Manager

Stellenbeschreibung

Aufgaben

• Personal Assistant Duties
• Umfangreiche Unterstützung als persönlicher Assistent für ein Team von 4 (2 Managing Directors, 2 Directors), einschließlich vollständiger Termin- und Kalenderverwaltung
• Verwaltung monatlicher Spesenabrechnungen via Concur und wöchentlicher Zeiterfassung über SAP
• Erstellung von Dokumenten, einschließlich Formatierung von Präsentationen nach Unternehmens-/Kunden-Branding, effiziente Bearbeitung von Änderungen, Vorbereitung druckfertiger Dokumente und Organisation von Druck und Bindung vor Meetings
• Koordinierung aller Aspekte von Geschäftsreisen: Flüge, Züge, Unterkünfte, Visen, Tagungsorte und Essensreservierungen
• Assistenz bei der Planung und Koordination von Veranstaltungen, monatlichen internen sozialen Events wie Team-Lunches und -Getränken
• Wartung und Aktualisierung von CRM-Datenbanken durch Verwaltung von Kontakten und Sicherstellung der Datenakkuratesse
• Erledigung von Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben nach Bedarf, wie z.B. Ablage, Scannen, Kopieren, Archivierung und Erledigung allgemeiner Botengänge
• Gelegentliche Unterstützung des weiteren Dublin-Teams nach Bedarf

• Office Manager Duties
• Verwaltung aller eingehenden Anrufe auf der Dublin-Hauptlinie und des weiteren Teams, Nachrichtentext und effiziente Terminplanung
• Überwachung des Front-Office-Betriebs, freundliche Begrüßung von Besuchern und Verwaltung von Rezeptionstätigkeiten
• Koordinierung von Verpflegung und Getränken für Meetings und Veranstaltungen; Sicherstellung der Servicequalität in Rezeption und Besprechungsräumen
• Regelmäßige Überprüfung und Wartung von Bürogeräten wie Druckern, Scannern und Kopierern
• Koordinierung von Büro-Reparaturen, -Wartung und Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung
• Grundlegende IT-Unterstützung für Mitarbeiter vor Eskalation an den IT-Helpdesk; Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei der Geräteverwaltung
• Verwaltung von Bürogrundrissen, Schreibtischumzügen, Onboarding- und Offboarding-Prozessen, einschließlich Gesundheitsschutz-Einführungen
• Führung der Gesundheitsschutz-Verwaltung im Büro: Sicherstellung der Einhaltung, Verwaltung von Ersthelfern und Brandschützern, Durchführung regelmäßiger Inspektionen und Überwachung der Wartung von Brandschutzeinrichtungen
• Durchführung von Risikobewertungen und Sicherheitschecklisten für Büro und Auftragnehmer
• Kommunikation von Dublin-weiten Updates, die Transport oder Bürozugang betreffen, Sicherstellung, dass Mitarbeiter über lokale Ereignisse informiert sind, die den Arbeitsplatz betreffen

Anforderungen

• Erfahrung als persönlicher Assistent und Office Manager bei der Unterstützung von leitenden Angestellten
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem genauen Blick für Details
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, fähig, das Unternehmen professionell zu vertreten
• Vertrautheit mit Concur, SAP, Microsoft Office Suite und CRM-Systemen ist von Vorteil
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und sich an eine schnelllebige, sich entwickelnde Umgebung anzupassen
• Proaktive und lösungsorientierte Einstellung mit einer freundlichen, zugänglichen Art