Partner amministrativi aziendali

Descrizione del lavoro

In qualità di Administrative Business Partner, lavorerai a stretto contatto con i dirigenti senior del team Pensioni per gestire complesse esigenze amministrative e di supporto aziendale. Sei una persona intraprendente, dotata di eccellenti capacità di anticipazione e di risoluzione dei problemi, in grado di inserirti rapidamente nel ruolo e con ottime capacità comunicative.

Compiti

I tuoi compiti principali comprendono:

• Gestire gli impegni quotidiani di cinque o più membri senior del team, dimostrando flessibilità e capacità di risolvere i problemi per adeguare le priorità in base a cambiamenti dell'ultimo minuto.
• L'organizzazione e la prenotazione di sale conferenze, catering, attrezzature audio/video e altri servizi essenziali per riunioni e conferenze.
• Coordinare l'organizzazione dei viaggi e presentare le note spese in modo tempestivo con Concur.
• Prevedere in anticipo il materiale di supporto necessario per garantire che i membri del team dispongano di tutto ciò di cui hanno bisogno per le riunioni, compresi piani di viaggio dettagliati, ordini del giorno, indicazioni stradali, presentazioni, indirizzi verificati delle sedi delle riunioni, informazioni di contatto, ecc.
• La gestione di attività ed eventi importanti del team (come riunioni di gruppo, incontri strategici, conferenze, ordinazione di materiali ed eventi sociali).
• Assistere nel monitoraggio degli incontri con i clienti, degli elementi di follow-up e di altri indicatori nel nostro sistema CRM.
• Gestire le attività in modo proattivo ed efficiente per garantire una copertura senza soluzione di continuità a tutti i collaboratori assistiti.
• Instaurare e mantenere buoni rapporti professionali con i dirigenti e il personale amministrativo in tutta l'organizzazione.
• Rappresentare il team accogliendo visitatori e ospiti e rispondendo a diverse linee telefoniche.
• Gestire le richieste amministrative ad hoc in modo tempestivo e accurato.
• Fornire copertura reciproca agli altri assistenti.

Requisiti

Per questa posizione sono richiesti i seguenti requisiti:

• Almeno 5 anni di esperienza amministrativa, preferibilmente presso una grande organizzazione globale nel settore dei servizi finanziari.
• Capacità di lavorare in modo autonomo e di assumersi ulteriori responsabilità, se necessario.
• Un atteggiamento positivo e propositivo.
• Desiderio e capacità di offrire un servizio eccellente ai clienti interni ed esterni.
• Un approccio deciso, ma senza perdere di vista il rispetto per gli altri.
• Comprovata capacità di gestire priorità contrastanti e rispettare scadenze strette.
• Ottime capacità comunicative (scritte e orali).
• Ottima padronanza dei programmi informatici (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Familiarità con Webex e Zoom.
• Grande attenzione ai dettagli.
• Discrezione nel trattamento delle informazioni riservate in tutti gli aspetti del lavoro.
• È fortemente preferibile il possesso di una laurea triennale.

Offriamo

Per questa posizione a San Francisco, CA, la fascia retributiva è compresa tra 116.000,00 e 165.000,00 dollari, pari a 36,54 -