Servizi clienti e assistente d'ufficio

Descrizione del lavoro

Compiti

• Accoglienza e assistenza di clienti e visitatori nella zona reception, per dare una prima impressione positiva e professionale.
• Gestione del controllo degli accessi all'edificio, compreso il controllo dei visitatori e il rilascio dei badge identificativi.
• Rispondere e inoltrare le telefonate e le e-mail in arrivo relative alle richieste dei clienti e dell'ufficio.
• Coordinamento e pianificazione delle sale riunioni e assistenza nell'allestimento delle riunioni con le attrezzature e i materiali necessari.
• Supporto nell'organizzazione e nella realizzazione di eventi aziendali interni e per i clienti, compresa la logistica e la gestione degli ospiti.
• Gestione della posta in entrata e in uscita, dei pacchi e dei servizi di corriere.
• Monitoraggio e gestione delle scorte di forniture per ufficio, ordinazione di materiali quando le scorte sono basse e tenuta di registri accurati.
• Mantenimento della pulizia e organizzazione degli spazi comuni e degli uffici.
• Supporto alle attività del team di supporto esecutivo secondo necessità.
• Contatto con la direzione dell'edificio per la manutenzione ordinaria, i problemi di sicurezza e le richieste relative alle strutture.
• Monitoraggio delle spese d'ufficio relative a materiali e servizi alla clientela.
• Assistenza nella risoluzione delle richieste o dei problemi dei clienti ed escalation, se necessario.
• Garantire il rispetto delle politiche aziendali, delle norme di sicurezza e degli standard di riservatezza.
• Coordinamento dei trasporti e dell'alloggio per visitatori/clienti/membri del team esecutivo, se necessario.
• Tenuta dei registri relativi alle visite dei clienti, alle richieste di assistenza e agli incidenti d'ufficio.
• Comunicazione con fornitori, appaltatori e gruppi di interesse.
• Assistenza nell'organizzazione di eventi bancari preparati dal reparto Risorse umane e marketing, compresi i contatti con i fornitori, l'allestimento e il coordinamento logistico.
• Supporto al team di assistenza esecutiva secondo necessità, compresa la gestione dell'agenda, se necessario.
• Funzione di membro del team di backup all'interno del reparto per garantire la continuità operativa.

Requisiti

Istruzione ed esperienza

• Diploma di scuola media superiore o titolo equivalente richiesto; diploma di laurea breve o laurea triennale preferibile.
• Almeno 2 anni di esperienza nell'amministrazione d'ufficio, nella reception, nel servizio clienti o in un ruolo simile.
• È preferibile avere esperienza in un ambiente aziendale o di servizi professionali.

Competenze e requisiti

• Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta.
• Ottime capacità organizzative e multitasking.
• Padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Capacità di lavorare in modo indipendente e come parte di un team.
• Comportamento professionale e atteggiamento orientato al cliente.
• Attenzione ai dettagli e capacità di risolvere i problemi.
• Capacità di trattare le informazioni riservate con discrezione.

Competenze linguistiche

• È richiesta un'ottima padronanza della lingua inglese.
• La padronanza del portoghese e/o dello spagnolo costituisce un vantaggio.

Offriamo

• Un posto di lavoro a tempo pieno.
• Una paga oraria di 36 dollari.