Servizi clienti e assistente d'ufficio

Descrizione del lavoro

Dettagli sul lavoro

• Categoria di lavoro: Associato
• Tariffa: 36 USD all'ora
• Ubicazione: New York, NY 10022, Stati Uniti

Compiti

• Accoglienza e assistenza di clienti e visitatori nella zona reception, per dare una prima impressione positiva e professionale.
• Gestione del controllo degli accessi all'edificio, compresa la verifica dei visitatori e il rilascio dei documenti di identità.
• Rispondere e inoltrare le telefonate e le e-mail in arrivo relative alle richieste dei clienti e dell'ufficio.
• Coordinamento e pianificazione delle sale riunioni e assistenza nell'allestimento delle riunioni con le attrezzature e i materiali necessari.
• Supporto nell'organizzazione e nella realizzazione di eventi aziendali interni e per i clienti, compresa la logistica e la gestione degli ospiti.
• Gestione della posta in entrata e in uscita, dei pacchi e dei servizi di corriere.
• Monitoraggio e gestione delle scorte di forniture per ufficio, ordinazione di materiali quando le scorte sono basse e tenuta di registri accurati.
• Mantenimento della pulizia e organizzazione degli spazi comuni e degli uffici.
• Supporto alle attività del team di supporto esecutivo secondo necessità.
• Contatto con la direzione dell'edificio per la manutenzione ordinaria, i problemi di sicurezza e le richieste relative alle strutture.
• Monitoraggio delle spese d'ufficio relative ai materiali e al servizio clienti.
• Assistenza nella risoluzione delle richieste o dei problemi dei clienti ed escalation, se necessario.
• Garantire il rispetto delle politiche aziendali, delle norme di sicurezza e degli standard di riservatezza.
• Coordinamento dei trasporti e dell'alloggio per visitatori/clienti/dirigenti, se necessario.
• Tenuta dei registri relativi alle visite dei clienti, alle richieste di assistenza e agli incidenti d'ufficio.
• Comunicazione con fornitori, appaltatori e gruppi di interesse.
• Assistenza durante gli eventi bancari organizzati dal reparto Risorse umane e marketing, compresi i contatti con i fornitori, l'organizzazione degli allestimenti e il coordinamento della logistica.
• Assistenza al team di supporto esecutivo secondo necessità, compresa la gestione degli ordini del giorno, se richiesto.
• Funzione di membro del team di backup all'interno del reparto per garantire la continuità operativa.

Requisiti

Istruzione ed esperienza

• Requisiti minimi: diploma di maturità o titolo equivalente; preferibile laurea breve o laurea triennale.
• Requisiti minimi: 2 anni di esperienza nell'amministrazione d'ufficio, nella reception, nel servizio clienti o in un ruolo simile.
• È preferibile avere esperienza in un ambiente aziendale o di servizi professionali.

Competenze e requisiti

• Ottime capacità di comunicazione orale e scritta.
• Ottime capacità organizzative e multitasking.
• Padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Capacità di lavorare in modo indipendente e in gruppo.
• Comportamento professionale e atteggiamento orientato al cliente.
• Attenzione ai dettagli e capacità di risolvere i problemi.
• Capacità di trattare le informazioni riservate con discrezione.

Competenze linguistiche

• È richiesta un'ottima padronanza della lingua inglese.
• La padronanza del portoghese e/o dello spagnolo costituisce un vantaggio.

Offriamo

Datore di lavoro con pari opportunità

• Questo datore di lavoro è tenuto a informare tutti i candidati sui loro diritti ai sensi delle leggi federali in materia di occupazione.