Assistente esecutivo

Descrizione del lavoro

Stiamo cercando un assistente esecutivo di talento e altamente efficiente che affianchi uno dei nostri dirigenti senior nelle sue attività quotidiane. Questo ruolo fondamentale contribuisce a garantire che le esigenze del dirigente senior e del suo team siano soddisfatte e che tutte le attività e le interazioni necessarie siano svolte con la dovuta riservatezza.

Compiti principali

• Organizzazione end-to-end e definizione delle priorità dell'agenda di un dirigente, tenendo conto delle esigenze derivanti dai diversi ruoli e mansioni
• Priorità e classificazione delle richieste di appuntamento in base alle indicazioni fornite dal membro della direzione e in accordo con il responsabile dell'ufficio
• Aggiornamento periodico del registro degli appuntamenti (aggiornamento e inserimento di informazioni nel database)
• Garantire la disponibilità di documenti di supporto e materiale di riferimento per gli appuntamenti (caricandoli nell'apposito strumento aziendale o, se necessario, preparando dispense)
• Monitoraggio delle scadenze e garanzia di un tempo di preparazione adeguato per presentazioni importanti, appuntamenti, progetti, viaggi e iniziative aziendali imminenti
• Creazione e gestione di fascicoli cartacei o elettronici, registrazione di informazioni, aggiornamento di documenti o conservazione di atti, quali ad esempio registri delle presenze, corrispondenza o altro materiale
• Collaborazione nel monitoraggio delle scadenze in collaborazione con l'Office Manager del membro esecutivo
• Organizzazione delle prenotazioni e dei viaggi d'affari per il membro esecutivo (compreso il monitoraggio attento dei trasferimenti, del check-in e di tutte le disposizioni necessarie)
• Liquidazione delle spese per il membro esecutivo
• Verifica del sistema interno di autorizzazione delle assenze e dei viaggi (in qualità di delegato del membro dell'Executive nel Corporate Tool)
• Gestione/controllo della corrispondenza in arrivo indirizzata al membro dell'esecutivo: apertura, esame e inoltro alle unità competenti o ai responsabili, oppure raccolta delle informazioni pertinenti al fine di garantire una risposta tempestiva e un flusso di informazioni interno

Requisiti

• Almeno 7 anni di esperienza professionale come assistente esecutivo alle dirette dipendenze dell'alta dirigenza
• Ottime capacità organizzative, di gestione dei progetti e di risoluzione dei problemi, unite a eccellenti doti di multitasking
• Ottime capacità relazionali, gestione del tempo, ottime capacità comunicative e di ascolto attivo, flessibilità
• Comportamento cordiale e professionale
• Collaborazione e spirito di squadra
• Lingue: l'inglese è obbligatorio; la conoscenza dell'italiano e del francese e/o del tedesco costituirebbe un netto vantaggio
• Competenze avanzate nell'uso di Microsoft Office, con la capacità di acquisire familiarità con programmi e software specifici dell'azienda

I nostri valori

• Responsabilità: assumersi la responsabilità dei compiti e delle sfide e perseguire il miglioramento continuo
• Hands-on: fornitura proattiva di risultati di alta qualità
• Passione: impegno e ricerca dell'eccellenza
• Orientati alle soluzioni: attenzione ai risultati dei clienti