Assistente esecutivo e addetto all'ufficio

Compiti

• Supporto esecutivo:
• Gestione e aggiornamento delle agende dei dirigenti, compresa la pianificazione di appuntamenti e riunioni
• Preparazione, revisione e organizzazione di documenti, presentazioni e relazioni per riunioni e corrispondenza
• Gestione delle chiamate in arrivo, delle e-mail e di altre comunicazioni, definizione delle priorità e risposta alle stesse
• Coordinamento della logistica per riunioni, conferenze ed eventi, comprese le prenotazioni delle sale e il servizio di ristorazione
• Facilitare la comunicazione interna ed esterna per conto dei dirigenti, compreso un monitoraggio tempestivo
• Assistenza nella preparazione degli ordini del giorno e nel monitoraggio delle attività fino al loro completamento
• Supporto alle attività di gestione dei progetti attraverso il monitoraggio delle scadenze e delle date di consegna
• Rispetto della riservatezza e trattamento discreto delle informazioni sensibili
• Fornire un supporto proattivo anticipando le esigenze dei dirigenti e gestendo le priorità contrastanti
• Organizzazione e coordinamento dei programmi di viaggio, compresi voli, alloggi e trasporti via terra
• Assistenza nella compilazione delle note spese, nel monitoraggio del budget e in altre attività di gestione finanziaria
• Assistenza nell'assunzione di nuovi dirigenti e personale amministrativo
• Identificazione delle opportunità di ottimizzazione dei processi
• Rispetto delle leggi in materia di antiriciclaggio e di segreto bancario, nonché delle relative linee guida e procedure
• Servizi alla clientela e uffici (strutture):
• Accoglienza e assistenza dei clienti e dei visitatori nell'area reception, garantendo una prima impressione positiva e professionale
• Gestione del sistema di controllo degli accessi agli ingressi dell'edificio, compresa la registrazione dei visitatori e il rilascio dei tesserini
• Rispondere e inoltrare le chiamate e le e-mail in arrivo relative alle richieste dei clienti e alle questioni d'ufficio
• Coordinamento delle sale riunioni (sistema di prenotazione) e assistenza nell'organizzazione delle riunioni con le attrezzature e i materiali necessari
• Assistenza nell'organizzazione e nella realizzazione di eventi aziendali interni e rivolti ai clienti, compresi gli aspetti logistici e la gestione degli ospiti
• Monitoraggio e gestione delle forniture per ufficio, ordini automatici quando le scorte sono in esaurimento e tenuta di registri accurati
• Garantire il rispetto delle politiche aziendali, delle norme di sicurezza e degli standard di riservatezza
• Conservazione dei registri relativi alle visite dei clienti, alle richieste di assistenza e agli incidenti verificatisi in ufficio
• Fungere da referente principale per la gestione degli immobili in materia di pulizie, ascensori, sicurezza, parcheggi, climatizzazione, lavori di ristrutturazione degli edifici e conformità alle normative
• Coordinamento della manutenzione ordinaria e straordinaria con l'amministrazione dell'edificio
• Assistenza nella progettazione dell'arredamento degli uffici, nell'ottimizzazione degli spazi e nell'ampliamento degli uffici
• Monitoraggio delle tessere di accesso del personale, dei parcheggi e dei sistemi di sicurezza, garanzia del rispetto delle norme di sicurezza