Assistente esecutivo e addetto all'ufficio

Compiti

• Supporto esecutivo:
  • Gestione e aggiornamento delle agende dei dirigenti, compresa la pianificazione di appuntamenti e riunioni
  • Preparazione, revisione e organizzazione di documenti, presentazioni e relazioni per riunioni e corrispondenza
  • Gestione delle chiamate in entrata, delle e-mail e di altre comunicazioni, definizione delle priorità e risposta adeguata
  • Coordinamento della logistica per riunioni, conferenze ed eventi, comprese le prenotazioni delle sale e il servizio di ristorazione
  • Promuovere la comunicazione interna ed esterna per conto dei dirigenti, garantendo un follow-up tempestivo
  • Assistenza nella preparazione degli ordini del giorno e nel monitoraggio delle attività fino al loro completamento
  • Supporto alle attività di gestione dei progetti attraverso il monitoraggio delle scadenze e delle date di consegna
  • Rispetto della riservatezza e trattamento discreto delle informazioni sensibili
  • Fornire un supporto proattivo anticipando le esigenze dei dirigenti e gestendo le priorità contrastanti
  • Organizzazione e coordinamento dei programmi di viaggio, compresi voli, alloggi e trasporti terrestri
  • Assistenza nella compilazione delle note spese, nel monitoraggio del budget e in altre attività di gestione finanziaria
  • Assistenza nell'assunzione di nuovi dirigenti e personale amministrativo
  • Identificazione delle opportunità di ottimizzazione dei processi
  • Rispetto delle leggi antiriciclaggio e sul segreto bancario, nonché delle relative linee guida e procedure
• Servizio clienti e uffici (strutture):
  • Accoglienza e assistenza dei clienti e dei visitatori nell'area reception, garantendo una prima impressione positiva e professionale
  • Gestione del sistema di controllo degli accessi agli ingressi dell'edificio, compresa la registrazione dei visitatori e il rilascio dei tesserini
  • Rispondere e inoltrare le chiamate e le e-mail in arrivo relative alle richieste dei clienti e alle questioni d'ufficio
  • Coordinamento e pianificazione delle sale riunioni (sistema di prenotazione) e assistenza nell'organizzazione delle riunioni con le attrezzature e i materiali necessari
  • Assistenza nell'organizzazione e nella realizzazione di eventi aziendali interni e rivolti ai clienti, compresi gli aspetti logistici e la gestione degli ospiti
  • Monitoraggio e gestione delle scorte di materiale d'ufficio, effettuazione di ordini quando le scorte sono in esaurimento e tenuta di registri accurati
  • Garantire il rispetto delle politiche aziendali, delle norme di sicurezza e degli standard di riservatezza
  • Conservazione dei registri relativi alle visite dei clienti, alle richieste di assistenza e agli incidenti verificatisi in ufficio
  • Fungere da referente principale per la gestione degli immobili in materia di pulizie, ascensori, sicurezza, parcheggi, climatizzazione, lavori di ristrutturazione degli edifici e conformità alle normative
  • Coordinamento della manutenzione ordinaria e straordinaria con la gestione degli immobili
  • Assistenza nella progettazione della disposizione degli uffici, nell'ottimizzazione degli spazi e nell'ampliamento degli uffici
  • Monitoraggio delle tessere di accesso dei dipendenti, dei parcheggi e dei sistemi di sicurezza