Assistente esecutivo

Descrizione del lavoro

In qualità di assistente esecutivo, sarete responsabile del supporto amministrativo e di segreteria ai membri del Comitato Esecutivo. Tra i vostri compiti rientrano la gestione quotidiana della reception, la verifica che l’edificio e i servizi siano adeguati alle esigenze dei dipendenti, nonché il supporto alle operazioni d’ufficio. Questa funzione comprende anche l’organizzazione di eventi interni ed esterni.

Compiti

• Monitoraggio degli appuntamenti quotidiani, coordinamento degli impegni dei membri del Comitato Esecutivo e organizzazione di riunioni in presenza e online in diversi fusi orari.
• Pianificazione e organizzazione dei viaggi di lavoro per i membri del Comitato Esecutivo, compresa la redazione delle note spese, al fine di garantire l'accuratezza e il rispetto delle norme.
• Organizzazione degli appuntamenti con i visitatori, accoglienza e assistenza durante il loro soggiorno.
• Raccolta, compilazione e distribuzione tempestive dei materiali destinati al comitato del Consiglio di amministrazione, con il coinvolgimento di diversi gruppi di interesse.
• Supporto alle iniziative di marketing (ad es. eventi per i clienti, buoni sconto, omaggi, biglietti).
• Organizzazione di eventi interni (ad es. riunioni mensili, festa di Natale).
• Gestione e distribuzione della corrispondenza interna ed esterna.
• Rispondere alle telefonate in tedesco, inglese e portoghese.
• Ordinazione e gestione delle forniture per ufficio, nel rispetto delle procedure aziendali, al fine di garantire la massima efficienza, nonché monitoraggio delle spese e gestione dei contratti relativi a servizi quali pulizie, ristrutturazioni e lavori edili.
• Garantire l'aggiornamento e la manutenzione delle banche dati, compresi gli elenchi dei contatti per la gestione dell'ufficio e l'assistenza esecutiva.
• Gestione e manutenzione delle sale conferenze, al fine di garantire che gli spazi degli uffici siano mantenuti puliti e in ordine.

Requisiti

• Formazione commerciale. Costituiscono titolo preferenziale studi e/o un titolo di studio corrispondente come addetto amministrativo.
• Almeno 3 anni di esperienza in ambito generale.
• Ottima conoscenza dell'organizzazione IT e delle relative pratiche e procedure.
• Ottime capacità organizzative, unite alla capacità di pensare in modo proattivo e di stabilire le priorità nel lavoro.
• Cordiale, discreto e affidabile.
• Capacità di lavorare sotto pressione mantenendo la calma e dimostrando flessibilità nel ridefinire le priorità.
• Ottima padronanza dell'inglese e del portoghese; è richiesta una conoscenza di base del tedesco.