Assistente alle strutture e alla tecnologia a tempo pieno (m/f/w)

Compiti

• Supporto al responsabile delle strutture nel coordinamento delle attività lavorative quotidiane, stagionali e preventive, con ispezioni periodiche dei luoghi di lavoro.
• Supporto nell'assegnazione delle linee guida in materia di salute e sicurezza, degli aggiornamenti e delle procedure operative.
• Assistenza nell'installazione di tutta la segnaletica e dei simboli di sicurezza.
• Garantire che tutte le sale riunioni e conferenze (comprese le attrezzature tecniche) siano pronte per le attività aziendali.
• Assistenza nell'implementazione e nella gestione della documentazione relativa alla continuità operativa e alla risposta alle emergenze.
• Supporto nel monitoraggio di altre funzioni, strutture e attività sul posto di lavoro.
• Collaborazione allo sviluppo di tutte le attività d’ufficio e degli eventi.
• Supporto nel coordinamento delle attività di pulizia, delle strutture e delle attività sul posto di lavoro.
• Collaborazione in diverse attività di gruppo legate al lavoro e di natura operativa.
• Monitoraggio delle fatture tramite Office Teams e la rete intranet della struttura, nonché controllo delle richieste.
• Assistenza nella manutenzione degli edifici e nella gestione patrimoniale, compreso l’aggiornamento delle planimetrie.
• Collaborazione nella messa in sicurezza e nella documentazione delle attività del reparto.
• Assistenza nella supervisione e nella gestione di segnaletica, licenze e tessere di accesso.
• Fornitura e descrizione dei documenti relativi agli spazi fisici destinati alle attività del dipartimento.
• Collaborare alla definizione del calendario delle strutture, delle produzioni e degli eventi entro le ore 18:00.
• Fornitura di assistenza ad hoc e di emergenza ai colleghi in tutta l'azienda.
• Assistenza nell'allestimento di uffici, sale riunioni e sale per le prenotazioni.
• Gestione delle chiamate in entrata e inoltro delle richieste importanti da parte degli stakeholder.
• Costruire solide relazioni di lavoro con gli stakeholder interni, gli inquilini e i fornitori di servizi.
• Effettuazione e registrazione di prenotazioni per scopi specifici, pacchetti e progetti particolari.
• Svolgimento di altre mansioni che vengano ragionevolmente richieste a supporto del Facilities Manager e dei partner commerciali.

Requisiti

• Esperienza consolidata: almeno 5 anni di esperienza professionale nella regione di lingua tedesca.
• Almeno 5 anni di esperienza professionale in una posizione analoga nei settori dell’amministrazione (assistenza), del diritto, dei processi, della direzione dei lavori o della salute pubblica, della sicurezza e della sostenibilità nell’ambito della gestione degli edifici e delle strutture, della pianificazione aziendale, della gestione delle strutture o in un contesto analogo.
• Almeno 3 anni di esperienza nel supporto agli utenti finali in ambito IT, compresi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft 365 Teams e le nozioni di base relative all’amministrazione dei sistemi informatici.
• Almeno 3 anni di esperienza nella manutenzione degli edifici, nel settore HVAC (riscaldamento, ventilazione, climatizzazione) o nell'elettrotecnica, o in un ambito equivalente, con conoscenze pratiche nella gestione di spazi commerciali, nella progettazione della disposizione degli spazi e nella realizzazione di planimetrie.
• Ottima padronanza dell’inglese con una solida conoscenza del tedesco nella comunicazione orale e scritta (oppure la capacità di acquisire un’ottima padronanza dell’inglese, sia orale che scritta, entro 12 mesi dalla data di inizio), nonché la capacità di lavorare in un ambiente multiculturale e di interagire con i clienti o con il pubblico in generale.
• Persone capaci di agire in modo autonomo, con un elevato grado di autonomia e iniziativa.
• Grande attenzione ai dettagli, proattivo, estremamente organizzato e orientato alle soluzioni, con l’impegno a fornire un servizio di prim’ordine.
• Ottime capacità comunicative e di assistenza clienti.
• Conoscenza delle normative e delle procedure svizzere (protezione dei dati (GDPR / LPD), gestione patrimoniale