Dipendente dei servizi generali

Descrizione del lavoro

La posizione di Assistente ai servizi generali riveste un ruolo importante nella gestione quotidiana delle operazioni logistiche e amministrative all’interno della nostra sede di banca privata a Ginevra. Questa figura coordina le spedizioni, gestisce le scorte e contribuisce all’ottimizzazione dei processi interni, al fine di garantire un ambiente di lavoro efficiente e conforme agli standard di qualità dell’azienda.

Compiti principali

I compiti principali comprendono:

• Gestione delle spedizioni e della logistica: monitoraggio e gestione delle spedizioni postali (lettere, pacchi, consegne espresse ecc.), sia a livello nazionale che internazionale, utilizzando piattaforme quali UPS CampusPost, Swiss Post ecc.
• Gestione delle scorte e degli approvvigionamenti: ordinazione e gestione dei materiali di consumo per i vari reparti, monitoraggio delle scorte e coordinamento con i fornitori al fine di garantire la disponibilità continua dei materiali necessari.
• Manutenzione e gestione delle strutture: monitoraggio delle condizioni degli uffici, individuazione delle esigenze di manutenzione e coordinamento con i fornitori di servizi per risolvere rapidamente eventuali problemi.
• Supporto amministrativo e gestione dei progetti: coordinamento e monitoraggio di vari progetti in collaborazione con fornitori di servizi e team interni; utilizzo di strumenti quali Outlook, Excel, Word e PowerPoint per organizzare, pianificare e monitorare le attività amministrative.
• Supporto diversificato e supporto interno: supporto versatile all’interno del team dei Servizi Generali, compresa la gestione della comunicazione interna tramite strumenti quali Microsoft Teams e Webex.

Requisiti

I requisiti per questa posizione includono:

• Laurea in amministrazione, gestione della logistica o titolo equivalente.
• Precedente esperienza in un ruolo analogo (preferibilmente nel settore bancario o in un'azienda di medie dimensioni).
• Esperienza significativa in una posizione analoga nel settore del private banking o della gestione patrimoniale, con una profonda comprensione delle sfumature e delle complessità che tale ambito comporta.
• Competenza nell'uso degli strumenti digitali e delle piattaforme di collaborazione (Outlook, Excel, Teams ecc.).
• Buona conoscenza delle piattaforme di gestione postale e logistica (UPS CampusPost, Swiss Post).
• Capacità di adattarsi rapidamente a nuovi strumenti e applicazioni.
• Autonomia, spirito di iniziativa e capacità di gestire le priorità.
• Ottime capacità organizzative e capacità di lavorare sotto pressione e di rispettare le scadenze.
• Spirito di squadra ed eccellente comunicazione con i vari reparti interni.
• Capacità di adattarsi e di svolgere diversi compiti all'interno del dipartimento dei servizi generali.
• È richiesta un'ottima padronanza dell'inglese, sia scritto che parlato.

I nostri valori

I nostri valori comprendono:

• Responsabilità: assumersi la responsabilità dei compiti e delle sfide e perseguire il miglioramento continuo.
• Approccio pratico: un metodo di lavoro proattivo per fornire rapidamente risultati di alta qualità.
• Passione: impegno e ricerca dell'eccellenza.
• Orientati alle soluzioni: attenzione ai risultati dei clienti e trattamento equo dei clienti con un approccio consapevole dei rischi.
• Orientato alla collaborazione: promozione della cooperazione e del lavoro di squadra, con uno spirito imprenditoriale.