Dipendente dei servizi generali

Descrizione del lavoro

• L'assistente ai servizi generali svolge un ruolo fondamentale nella gestione quotidiana delle operazioni logistiche e amministrative all'interno della nostra società di investimento privata.
• Questa persona è responsabile del coordinamento dei servizi di approvvigionamento e di garantire un ambiente di lavoro efficiente che soddisfi gli standard di qualità dell'azienda.
• Questo ruolo supporta le operazioni interne della nostra società di private equity, garantendo processi snelli e una comunicazione efficace, il tutto a vantaggio dell’ottimizzazione dei processi interni e dell’efficienza operativa complessiva.

Principali responsabilità

Gestione delle spedizioni e della logistica

• Coordinare e organizzare le procedure di spedizione a livello locale e internazionale (UPS CampusExpress, DHL, ecc.)
• Gestire le spedizioni speciali e il relativo coordinamento logistico, preparando le spedizioni, monitorando le consegne e gestendo tutta la documentazione relativa alle spedizioni secondo le linee guida del reparto
• Ordinare e gestire i materiali di consumo per i vari reparti

Gestione delle scorte e degli approvvigionamenti

• Monitorare i livelli delle scorte e coordinarsi con i fornitori per garantire la disponibilità continua delle forniture necessarie
• Prendere l'iniziativa di gestire e ordinare le forniture secondo un programma di acquisti prestabilito e negoziare con i fornitori di servizi per risolvere eventuali problemi, rispettando sempre le procedure aziendali

Manutenzione e gestione delle strutture

• Monitorare lo stato degli spazi degli uffici, individuare le esigenze di manutenzione e coordinarsi con i fornitori di servizi esterni per risolvere eventuali problemi, nel rispetto costante delle procedure aziendali

Supporto amministrativo e gestione dei progetti

• Coordinare e seguire i vari progetti in collaborazione con i fornitori di servizi e i team interni
• Utilizzare la tecnologia per organizzare e pianificare le attività, monitorando i flussi di lavoro, le attività, le scadenze e i risultati (Outlook, Trello, ecc.)
• Contribuire al miglioramento continuo dei processi interni e attuare soluzioni volte a potenziare l'efficienza, la produttività e la qualità complessiva del servizio

Abbigliamento e sostegno interno

• Fornire un supporto versatile all’interno del team dei Servizi generali, compreso il supporto ai reparti finanziari e amministrativi
• Fungere da punto di contatto per le richieste interne all'organizzazione

Competenze ed esperienza

• Precedente esperienza in un ruolo analogo (preferibilmente in ambito bancario o in un’azienda di medie dimensioni)
• Laurea in amministrazione, gestione della logistica o in un settore affine, oppure esperienza equivalente
• È richiesta un'ottima padronanza dell'inglese parlato e una buona padronanza del francese parlato
• Ottime capacità organizzative e capacità di lavorare sotto pressione rispettando le scadenze
• Capacità di adattarsi rapidamente a nuovi strumenti e applicazioni
• A proprio agio con gli strumenti digitali e le piattaforme di collaborazione (Outlook, Excel, Teams, ecc.)
• Ottima conoscenza dei servizi postali e di logistica internazionale (DHL, UPS CampusExpress, FedEx, ecc.)
• Buona comprensione degli standard di qualità nel settore bancario e conoscenza approfondita del flusso documentale (docflow)
• Ottima comunicazione tramite strumenti come Microsoft (Teams, Excel, ecc.)
• Capacità di lavorare in squadra e ottime doti comunicative con i vari reparti interni
• Capacità analitiche per stabilire le priorità e gestire efficacemente più attività contemporaneamente, lavorando in modo autonomo in un ambiente dinamico
• Responsabilità: assumersi la responsabilità dei compiti e delle sfide, nonché perseguire il miglioramento continuo e l’innovazione, il tutto con un forte spirito imprenditoriale

I nostri valori

• Esercitazione pratica: essere proattivi nel fornire risultati di alta qualità
• Appassionato: Impegnarsi e puntare all'eccellenza
• Forte etica del lavoro: impegnarsi sempre per ottenere risultati di alta qualità, anche sotto pressione
• Orientamento alle soluzioni: concentrarsi sui risultati dei clienti e soddisfare le loro esigenze
• Responsabilità: assumersi la responsabilità del proprio lavoro, delle proprie decisioni e dei propri risultati
• Orientato alla partnership: promuovere la collaborazione e il lavoro di squadra. Lavorare insieme con una mentalità imprenditoriale e obiettivi condivisi per creare valore per tutti gli stakeholder