Coordinatore amministrativo | Addetto alla reception

Scopo del ruolo

Fai da punto di riferimento accogliente e affidabile per l'ufficio, collaborando come parte di un team globale e multidisciplinare di gestione degli spazi di lavoro per garantire un'esperienza fluida e positiva a colleghi e clienti. * Fornisci un supporto efficiente e di alta qualità al team CRES. Gestisci il team CRES in senso lato e gli aspetti amministrativi e tecnici dei servizi d'ufficio, tra cui reception, catering e ospitalità, posta, forniture d'ufficio, gestione dei rifiuti, controllo degli accessi, ecc. Assicurati che le esigenze quotidiane dell'ufficio siano gestite con cura, professionalità e un forte senso di responsabilità.

Responsabilità specifiche

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Reception e servizi di segreteria

• Date il benvenuto a clienti e visitatori e assicuratevi che vivano un'esperienza professionale e di alta qualità.
• Coordinare l'accoglienza, il catering e l'allestimento delle sale riunioni per gli incontri interni.
• Supporta la prenotazione di sale riunioni CRS, sale riunioni e altri spazi in base alle esigenze.
• Gestisci le forniture per ufficio, comprese le stampe e gli articoli di cancelleria.
• Assicuratevi che il rifornimento di cibo per il team, le riunioni, gli eventi e i visitatori sia sempre garantito.
• Gestite le strutture per garantire che l'ambiente di lavoro sia pulito, ordinato e ben tenuto.
• Collaborare con il responsabile CRES per il rilascio dei pass di accesso e le relative attività di coordinamento, in conformità con gli standard normativi concordati e le migliori pratiche.
• Collaborate al coordinamento e alla supervisione dei fornitori esterni – tra cui servizi di pulizia, ristorazione, disinfestazione, sicurezza e manutenzione, gestione degli uffici e controllo degli accessi – e interagite con l'amministrazione dell'edificio secondo necessità.
• Aiutateci nella distribuzione della corrispondenza in entrata e in uscita.
• Fornire assistenza generale quotidiana al responsabile del CRES nella gestione quotidiana dell'ufficio.

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Salute e sicurezza

• Collaborare con il responsabile CRES per garantire un ambiente di lavoro sicuro, compresa l'esecuzione di controlli di routine.
• Tenete registri accurati per gli addetti al primo soccorso, i responsabili della sicurezza antincendio e i PEEP.
• Assicurarsi che tutte le aree dell'ufficio siano conformi alle norme antincendio e che gli impianti antincendio siano installati e sottoposti a controlli.
• Contribuite al rispetto delle procedure antincendio e delle normative locali.
• Segnalare il processo di segnalazione di incidenti, inconvenienti e quasi incidenti.
• Compilare il questionario CDP (annuale) nella sua interezza o in parte

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Traslochi e cambiamenti

• Aiutate il responsabile CRES nei trasferimenti delle postazioni di lavoro, nelle modifiche e nella logistica correlata.
• Supporta tutte le esigenze relative alla salute e alla sicurezza, come la prenotazione delle scrivanie, l'assegnazione degli armadietti e le opere d'arte.

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Gestione degli eventi

• Aiutare