Coordinatore amministrativo | Addetto alla reception

Compiti

Il ruolo di coordinatore d'ufficio e addetto alla reception comprende i seguenti compiti:

• Accogliere clienti e visitatori e garantire un'esperienza di ospitalità professionale e di alta qualità
• Coordinamento dei servizi di accoglienza, catering e allestimento delle sale conferenze per riunioni esterne
• Assistenza nella prenotazione e nell'organizzazione di riunioni, eventi e conferenze
• Gestione delle forniture per ufficio, tra cui inchiostro, carta e articoli di cancelleria
• Gestione delle scorte di prodotti per il catering in ufficio (ad es. frutta fresca, riunioni ed eventi)
• Gestione e manutenzione dell'archivio comune
• Assistenza al responsabile CRES nell'emissione dei pass di accesso e nelle relative coordinazioni
• Coordinamento e supervisione dei fornitori esterni, compresi i servizi di pulizia, ristorazione, disinfestazione, sicurezza e manutenzione degli uffici
• Assistenza nella ricezione e nella distribuzione della corrispondenza in entrata e in uscita
• Assistenza generale al responsabile del CRES nella gestione quotidiana dell'ufficio

Salute e sicurezza

Il ruolo comprende anche i seguenti compiti in materia di salute e sicurezza:

• Supportare il responsabile CRES nel garantire un ambiente di lavoro sicuro, compresi controlli periodici
• Tenuta di registri accurati per soccorritori, vigili del fuoco e PEEP
• Garantire che tutte le aree dell'ufficio siano state sottoposte a una valutazione dei rischi e che siano presenti estintori
• Assistenza nel rispetto delle procedure antincendio e delle normative locali
• Segnalazione di rischi per la salute o di circostanze personali che potrebbero compromettere la sicurezza del personale

Amministrazione e comunicazione

Il ruolo comprende anche i seguenti compiti nell'ambito dell'amministrazione e della comunicazione:

• Comunicazione degli aggiornamenti relativi all'ufficio e al CRES tramite e-mail, Slack e altri canali
• Assistenza generale secondo necessità

Requisiti

Il posto richiede le seguenti qualifiche e competenze:

• Laurea (preferibile)
• 1-2 anni di esperienza nell'amministrazione d'ufficio o in ambito aziendale
• Capacità di gestire più compiti contemporaneamente e di mantenere la calma anche sotto pressione
• Buona comprensione e consapevolezza in materia di salute e sicurezza
• Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
• Ottima padronanza di Microsoft Office, in particolare di Excel e PowerPoint
• Capacità di lavorare in modo indipendente
• Relazioni proattive e consolidate a tutti i livelli dell'organizzazione, con particolare attenzione alla discrezione e alla riservatezza

Offriamo

L'azienda offre un pacchetto retributivo interessante che comprende i seguenti benefici:

• Stipendio compreso tra 50.000 e 65.000 dollari
• Servizi aggiuntivi e bonus
• Un ambiente di lavoro che promuove le pari opportunità
• Sostegno attraverso programmi di formazione globali