Responsabile del servizio d'ufficio

Descrizione del lavoro: Office Service Manager

Compiti

• Gestione delle strutture e progettazione degli ambienti di lavoro:
  • fungere da unico punto di contatto per tutte le questioni relative alla gestione della struttura per garantire il buon funzionamento e risolvere tempestivamente i problemi.
  • Collaborare con i team interni e i fornitori esterni per gestire le ristrutturazioni degli uffici, i problemi di pulizia generale o le riconfigurazioni.
  • Supervisionare l'approvvigionamento e la gestione delle forniture per ufficio per garantire l'approvvigionamento tempestivo e la disponibilità degli articoli essenziali, mantenendo l'efficienza dei costi.
  • Fornire assistenza pratica per le attività relative alla struttura, comprese le piccole riparazioni, l'allestimento delle sale riunioni e l'offerta di servizi personalizzati.
• • Promuovere una mentalità incentrata sul cliente, garantendo che tutte le interazioni e gli ambienti riflettano elevati standard di ospitalità.
  • Creare un'atmosfera accogliente e professionale per i clienti, gli ospiti e il personale, anticipando le loro esigenze e soddisfacendole con cura.
  • Cercare attivamente modi per aumentare la soddisfazione dei clienti e dei visitatori, dalle strutture per riunioni senza soluzione di continuità alle offerte di servizi personalizzati.
  • Fungere da punto di contatto di fiducia per tutte le attività relative ai clienti, per garantire un'impressione positiva e duratura.
• Gestione delle sale riunioni:
  • Effettuare visite regolari per garantire che le sale riunioni e le aree comuni siano in condizioni ottimali.
  • Collaborare con i dipartimenti interni, i fornitori e la direzione della struttura per le esigenze delle riunioni, tra cui l'allestimento della sala, le attrezzature audiovisive, il catering e i certificati assicurativi.
  • Supportare le riunioni dei VIP e dei clienti organizzando materiali come la registrazione, i badge, le dispense, le penne, le bottiglie d'acqua e il Wi-Fi per gli ospiti.
  • Pulire e rinnovare le sale riunioni dopo l'uso.
  • Eseguire la risoluzione dei problemi di base per le apparecchiature audiovisive e risolvere i problemi in base alle necessità.
  • Monitorare i requisiti delle sale riunioni e rifornirle se necessario.
• Servizi di accoglienza:
  • Accogliere calorosamente gli ospiti e dare istruzioni per la sala riunioni dei clienti.
  • Registrare gli ospiti, rilasciare i pass per i visitatori e ritirarli alla partenza.
  • Rispondere prontamente alle chiamate telefoniche e inoltrarle all'interlocutore appropriato con un'eccellente etichetta telefonica.
  • Fornire istruzioni per la consegna dei badge per i visitatori dopo l'orario di lavoro, se necessario.
• • Preparare e modificare corrispondenza, comunicazioni, presentazioni e altri documenti.
  • Supporto alla contabilità per le fatture ricevute da Vontobel Asset Management Inc.
  • Supportare la contabilità dei viaggi e delle spese con Concur.
• Servizi di dispensa:
  • Garantire uno standard elevato per le aree di dispensa, compresa la pulizia, l'organizzazione e la corretta rotazione delle scorte.
  • Pulizia della cucina, gestione dell'inventario, servizio di macchine da caffè e monitoraggio della lavastoviglie.
  • Implementare processi di ordinazione just-in-time per ridurre al minimo gli sprechi e le scorte in eccesso.
  • Tracciare gli ordini e monitorare i livelli di inventario per garantirne la disponibilità.

Requisiti

• Comprovata esperienza professionale di 5-10 anni nella gestione di uffici o in un ruolo amministrativo o di ospitalità correlato, preferibilmente nel settore dei servizi finanziari.
• Professionale nella suite Microsoft Office (Word, Excel, Power