Offerta di lavoro

Responsabile del servizio d'ufficio

Vontobel è alla ricerca di un Office Service Manager che funga da unico punto di contatto per le questioni relative alla gestione delle strutture e mantenga un ambiente incentrato sul cliente con elevati standard di ospitalità. Il candidato ideale deve avere un'esperienza di 5-10 anni nella gestione di uffici o in un ruolo amministrativo o alberghiero correlato e possedere eccellenti capacità comunicative e organizzative.

All'estero

Vontobel Holding AG

100%

Compiti

La posizione di Office Service Manager prevede la gestione tradizionale dell'ufficio e l'esperienza nella gestione delle strutture. I compiti principali comprendono:

Assumere il ruolo di referente centrale per tutte le questioni relative alla gestione delle strutture.
Monitoraggio delle forniture per ufficio e gestione degli ordini
Supporto delle sedi di Miami/Florida come persona di contatto a New York City

Gestione delle strutture e progettazione degli ambienti di lavoro

I compiti comprendono:

Assumere il ruolo di referente centrale per tutte le questioni relative alla gestione delle strutture.
Collaborazione con i team interni e i fornitori esterni per le ristrutturazioni degli uffici, i problemi di pulizia o le riprogettazioni.
Monitoraggio delle forniture per ufficio e gestione degli ordini
Supporto tecnico per le attività di gestione delle strutture

Gestione delle sale riunioni

I compiti comprendono:

Effettuare controlli regolari per garantire che le sale conferenze e le aree comuni siano in condizioni ottimali.
Coordinamento con i dipartimenti interni, i fornitori e la gestione della struttura per le esigenze della conferenza.
Supporto per riunioni di VIP e clienti con l'organizzazione di materiali e catering
Pulizia e ripristino delle sale conferenze dopo l'uso

Servizi di accoglienza

I compiti comprendono:

Accoglienza calorosa per gli ospiti e fornitura di badge per i visitatori
Rispondere alle chiamate telefoniche e inoltrarle alla persona di contatto appropriata

Requisiti

Cerchiamo un candidato con:

Almeno 5-10 anni di esperienza nella gestione di un ufficio o in un ruolo amministrativo o di ospitalità correlato, preferibilmente nel settore dei servizi finanziari.
Conoscenza approfondita di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Forti capacità organizzative e di multitasking con attenzione ai dettagli
Ottime capacità comunicative e interpersonali
Comprovata capacità di promuovere un ambiente incentrato sul cliente con elevati standard di ospitalità