Responsabile dell'ufficio

Compiti

Fungere da referente principale con l'amministrazione dell'edificio per quanto riguarda pulizie, ascensori, sicurezza, parcheggi, climatizzazione, lavori di ristrutturazione e conformità alle normative. Supervisionare gli impianti dell'edificio e la manutenzione generale. Coordinare la manutenzione ordinaria e straordinaria con l'amministrazione dell'edificio. Fornire supporto nella pianificazione della disposizione degli uffici, nell'ottimizzazione dello spazio, nei traslochi, nell'assegnazione delle scrivanie e nell'ampliamento degli uffici. Gestire i badge di accesso dei dipendenti e i sistemi di sicurezza per garantire il rispetto dei protocolli di sicurezza. Supportare la pianificazione e l'esecuzione di ristrutturazioni degli uffici e progetti di riorganizzazione. Assistere nella documentazione contrattuale, nei rinnovi contrattuali e nell'assegnazione dei parcheggi, comunicando le linee guida ai dipendenti. Partecipare a progetti relativi all'ambiente di lavoro, quali aggiornamenti e miglioramenti operativi, monitorando le tempistiche e coordinando le parti coinvolte. Gestire l'inventario di mobili e attrezzature d'ufficio, organizzando le riparazioni secondo necessità. Organizzazione di piccole riparazioni e lavori artigianali, supervisione del completamento e della qualità. Gestione delle decorazioni dell'ufficio, delle opere d'arte e dell'immagine professionale generale. Controllo e organizzazione delle forniture d'ufficio, garanzia della disponibilità e dei livelli di inventario corretti. Monitoraggio e controllo del budget delle strutture, monitoraggio delle spese e delle autorizzazioni. Accoglienza dei fornitori in ufficio per riparazioni, manutenzione o installazioni. Gestione delle fatture di fornitori e appaltatori, garanzia della tempestiva elaborazione e dell'accuratezza. Negoziazione di contratti, prezzi e servizi con fornitori e appaltatori per ottimizzare i costi e la qualità del servizio. Mantenimento dei locali secondo uno standard prestabilito e comunicazione con le aree interne competenti. Supporto agli eventi aziendali organizzati dalle risorse umane e dal marketing, compreso il coordinamento dei fornitori, la logistica e l'organizzazione delle ferie. Ruolo di membro di riserva all'interno del reparto per garantire la continuità delle operazioni. Disponibilità a lavorare a tempo pieno e ad adattarsi alle esigenze aziendali.

Requisiti

• Ottimo giocatore di squadra, capace di guidare e collaborare in modo efficace.
• Ottime capacità comunicative e organizzative.
• È richiesta un'ottima padronanza dell'inglese; la conoscenza del portoghese costituisce un vantaggio.

Offriamo

• Impiego a tempo pieno.
• Lavoro in sede.
• Salario orario: 36 USD all'ora.