Assistente personale e responsabile d'ufficio

Descrizione del lavoro

Compiti

• Compiti dell'assistente personale
• Ampio supporto come assistente personale di un team di 4 persone (2 amministratori delegati, 2 direttori), compresa la gestione completa di agenda e calendario
• Gestione delle note spese mensili tramite Concur e registrazione delle ore settimanali tramite SAP.
• Creazione di documenti, compresa la formattazione delle presentazioni in base al marchio dell'azienda/cliente, la modifica efficiente delle modifiche, la preparazione di documenti pronti per la stampa e l'organizzazione della stampa e della rilegatura prima delle riunioni.
• Coordinamento di tutti gli aspetti dei viaggi d'affari: Voli, treni, alloggi, visti, sedi di riunioni e prenotazioni di pasti.
• Assistenza nella pianificazione e nel coordinamento di eventi, eventi sociali interni mensili, come pranzi e aperitivi di gruppo.
• Mantenere e aggiornare i database CRM gestendo i contatti e garantendo l'accuratezza dei dati.
• Esecuzione di attività amministrative ad hoc, come archiviazione, scansione, copia, archiviazione e commissioni generali.
• Supporto occasionale al più ampio team di Dublino, se necessario.

• Compiti del direttore d'ufficio
• Gestione di tutte le chiamate in entrata sulla linea principale di Dublino e del team più ampio, messaggi e programmazione efficiente degli appuntamenti.
• Supervisione delle operazioni di front office, accoglienza amichevole dei visitatori e gestione delle attività di reception
• Coordinamento del catering e delle bevande per riunioni ed eventi; garantire la qualità del servizio nella reception e nelle sale riunioni.
• Ispezione e manutenzione regolare delle apparecchiature d'ufficio come stampanti, scanner e fotocopiatrici.
• Coordinamento delle riparazioni e della manutenzione degli uffici e comunicazione con la direzione dell'edificio.
• Assistenza informatica di base per i dipendenti prima dell'escalation all'helpdesk IT; collaborazione con il reparto IT per la gestione dei dispositivi.
• Gestione delle planimetrie degli uffici, degli spostamenti delle scrivanie, dei processi di inserimento e disinserimento, comprese le induzioni in materia di salute e sicurezza.
• Gestire l'amministrazione della salute e della sicurezza in ufficio: garantire la conformità, gestire gli addetti al primo soccorso e gli addetti antincendio, effettuare ispezioni regolari e monitorare la manutenzione delle attrezzature antincendio.
• Esecuzione di valutazioni dei rischi e liste di controllo della sicurezza per uffici e appaltatori.
• Comunicare gli aggiornamenti su Dublino che riguardano i trasporti o l'accesso all'ufficio, assicurando che il personale sia al corrente degli eventi locali che interessano il luogo di lavoro.

Requisiti

• Esperienza come assistente personale e responsabile d'ufficio a supporto di dirigenti di alto livello
• Ottime capacità organizzative con un occhio di riguardo per i dettagli
• Forti capacità comunicative e interpersonali, in grado di rappresentare l'azienda in modo professionale
• La familiarità con Concur, SAP, Microsoft Office Suite e i sistemi CRM costituisce un vantaggio.
• Capacità di svolgere più compiti e di adattarsi a un ambiente in rapida evoluzione
• Atteggiamento proattivo e orientato alle soluzioni, con un modo di fare amichevole e disponibile