Addetto/a alla reception | Assistente amministrativo/a

Scopo del ruolo

• Funge da punto di riferimento accogliente e affidabile per l'ufficio, lavorando in modo collaborativo all'interno di un team globale e multidisciplinare.
• Fornisce servizi di accoglienza, ristorazione e ospitalità, oltre a garantire la gestione a livello locale di tutti gli aspetti relativi ai servizi per i dipendenti, tra cui accoglienza, ristorazione e ospitalità, posta, cancelleria, materiali di consumo per l'ufficio, gestione delle risorse, turni di reperibilità, viaggi, reception aziendale e programmazione delle sale riunioni.
• Adempiere agli obblighi previsti dalla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, quali la valutazione degli spazi degli uffici, le indagini sugli incidenti legati all’alimentazione e alla sicurezza e l’attuazione di misure di prevenzione dei rischi, al fine di garantire la sicurezza degli spazi degli uffici e dei visitatori.
• Questo ruolo può essere ricoperto da candidati che abbiano familiarità con le norme operative e d’ufficio in un contesto aziendale, che risiedano in zona e/o che abbiano esperienza in un ruolo di supervisione, almeno a livello interno, al fine di garantire un’esperienza positiva agli utenti nell’ufficio relativo allo stesso prodotto e/o evento dell’organizzazione, comprese le risorse e i servizi relativi all’ambiente di lavoro, al campus e a livello aziendale.
• Ciò comprende anche fornire supporto gestionale ai vertici aziendali a livello nazionale/regionale e assistere i dipendenti e i fornitori/partner presso la sede che si occupa dello stesso prodotto e/o evento dell’organizzazione, comprese le risorse e i servizi relativi al luogo di lavoro, al campus e a livello aziendale.

Responsabilità e servizi d'ufficio

• Accogliamo clienti e visitatori, garantendo loro un’esperienza professionale e di alta qualità.
• Coordinare le chiamate in arrivo e garantire che i chiamanti vengano indirizzati correttamente all’interno dell’ufficio, mantenendo un elevato livello di riservatezza e professionalità nei rapporti con clienti e fornitori.
• Gestire i servizi dei fornitori, compresa l'organizzazione di sistemazioni alberghiere, trasporti e servizi di ristorazione per tutti i visitatori.
• Garantire la manutenzione e il funzionamento della stampante/fotocopiatrice dell’ufficio e di altre apparecchiature periferiche e tecnologie. Garantire la manutenzione e il funzionamento della fotocopiatrice/stampante dell’ufficio o di altre apparecchiature e tecnologie simili.
• Organizzazione dei viaggi, sistemazione in hotel e emissione dei biglietti. Assistere nella prenotazione degli appuntamenti e nell’organizzazione dei viaggi per soddisfare le esigenze aziendali.
• Riferire al responsabile dell'ufficio o ad altri membri dell'alta dirigenza o alle principali parti interessate dell'ufficio, fornendo supporto amministrativo e consulenza.
• Incontrare e coordinarsi con i fornitori e i consulenti esterni, occupandosi tra l’altro di organizzare riunioni di pianificazione, ordinare le forniture e gestire le scorte disponibili.
• Relazione sugli spazi degli uffici, sulle attività aziendali e su altre aree di competenza all’interno dell’ufficio.
• Collaborare alla manutenzione degli uffici e alle attività generali d’ufficio.

Salute e sicurezza

• Effettuare controlli di sicurezza antincendio e garantire il rispetto delle procedure antincendio e di evacuazione, nonché di tutte le norme relative alla segnaletica. Affiancare il responsabile della sicurezza antincendio o il personale EHS, secondo necessità, per garantire il rispetto di tutti gli standard di sicurezza antincendio e approvare le procedure di evacuazione.
• Garantire la sicurezza dei visitatori, dei dipendenti e degli appaltatori. Assistere le squadre di pronto intervento e/o gli addetti al primo soccorso in caso di emergenza.
• Collaborare alle verifiche periodiche delle procedure di evacuazione e delle norme antincendio.
• Aggiornare e controllare tutti i dispositivi di protezione individuale (DPI) e registrare tutti gli incidenti e i quasi incidenti.

Gestione puntuale

• Controllare gli spazi dell'ufficio e assicurarsi che sia completamente rifornito di tutte le forniture e le attrezzature necessarie.
• Tenere un inventario completo delle forniture e delle attrezzature d'ufficio.
• Segnalare eventuali problemi o preoccupazioni al responsabile dell'ufficio e/o al team di sicurezza.

Finanza

• Inserimento dati. Responsabile dell'aggiornamento e della gestione dell'inventario delle forniture d'ufficio.
• Acquistare forniture per ufficio e articoli di cancelleria e tenere traccia delle spese come richiesto.
• Gestire gli ordini di acquisto ed elaborare le fatture dei fornitori tramite il sistema della contabilità fornitori.
• Presentare relazioni puntuali e monitorare le spese di ciascun dipartimento.

Amministrazione e comunicazioni

• Facilitare la comunicazione con gli utenti finali, il personale e i clienti tramite e-mail e, se necessario, di persona.
• Monitorare tutte le chiamate e conservare i registri delle chiamate.

Requisiti tecnici

• Ottime capacità comunicative e relazionali.
• Buona conoscenza delle caratteristiche degli ambienti di ufficio e familiarità con l’informatica e i progetti informatici.
• Efficaci capacità di risoluzione dei problemi.
• Capacità di utilizzare strumenti tecnologici, tra cui la suite MS Office.
• Grande attenzione ai dettagli. Attenta cura dei dettagli e ottime capacità organizzative e comunicative.
• Una persona flessibile e adattabile è in grado di gestire più compiti contemporaneamente.