Addetto/a alla reception | Assistente amministrativo/a

Compiti

• Funge da referente disponibile e affidabile per l’ufficio, operando in piena autonomia come parte di uno o più team globali e multinazionali di gestione dei fornitori, con l’obiettivo di supportare i nostri studenti e partner e di coordinare le attività per colleghi e clienti.
• Fornisce un supporto ben strutturato e di alta qualità al CRO Manager, all’Head QMS Lead e al relativo servizio di back-office, compresa la corrispondenza via e-mail, la comunicazione con i clienti e la gestione degli appuntamenti.
• Aspetti relativi ai servizi per i dipendenti, tra cui reception, chiamate e segreteria telefonica, posta, calendario, amministrazione d’ufficio, gestione dei fascicoli, sicurezza e gestione dei file, nonché piccoli incarichi di lavoro relativi a sistemi, procedure e gestione delle risorse.
• Supporta l'attuazione di miglioramenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro, sia in ufficio che durante gli interventi, e coordina le attività del progetto in collaborazione con il responsabile della salute e della sicurezza.
• Si occupa delle pratiche amministrative generali d’ufficio, dell’archiviazione, della fatturazione e delle attività relative alla banca dati.
• Accoglienza e servizi d'ufficio:
  • Accoglie calorosamente clienti e visitatori e garantisce che venga offerta un’esperienza professionale, accogliente e di alta qualità.
  • Coordina le richieste in entrata, in uscita, relative alle sale riunioni e telefoniche.
  • Fornisce supporto per il calendario, le attività amministrative e gli eventi del responsabile QMS della sede centrale.
  • Gestisce sia le prenotazioni di viaggio che il calendario e il database.
  • Coordina i fornitori in arrivo con i clienti, gli appaltatori e i visitatori.
  • Gestisce i servizi online, compresa la gestione degli appuntamenti.
  • Assiste il CRO Manager nella gestione di determinate risposte ai clienti e nella fatturazione esterna, in conformità con le linee guida.
  • Accoglie i visitatori e risponde a tutte le richieste degli uffici clienti, trasmette i messaggi e fornisce assistenza secondo necessità.
  • Riconcilia i conti e le fatture con clienti e partner; documenta le transazioni, elabora i dati relativi ai costi e fornisce informazioni a supporto dei reparti finanziari, della revisione contabile e degli adempimenti normativi, ove necessario.
  • Prepara e distribuisce il materiale interno ed esterno necessario per il funzionamento quotidiano dell'ufficio.
• Salute e sicurezza:
  • Supporta il CRO Manager nel garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre, compresa l’esecuzione di controlli periodici.
  • Controlla e aggiorna la documentazione relativa al piano antincendio, alle esercitazioni antincendio e alle attrezzature di sicurezza.
  • Aiuta a garantire il rispetto delle norme sul luogo di lavoro, in materia di dispositivi di protezione individuale e di gestione dei rischi.
  • Scambio e disposizione dei locali.
  • Analisi dei dati relativi alla fornitura generale di DPI ai dipendenti.
• Gestione e modifiche:
  • Supporta il responsabile CRO nelle operazioni di sostituzione delle scorte, nelle modifiche e nei cambiamenti relativi ai materiali.
  • Aiuta nella registrazione e nell'archiviazione delle attrezzature relative all'ufficio, allo sviluppo degli edifici e ai progetti.
• Gestione degli eventi:
  • Organizza con cura le riunioni in ufficio, compresi i programmi per i volontari e quelli generali, relativi ai pacchi per i clienti e ai regali.
  • Sostiene le iniziative proposte dai clienti, in collaborazione con altri uffici, laddove se ne presenti l'opportunità.
• Finanze:
  • Aiuta nell'approvazione dei moduli d'ordine.
  • Gestisce regolarmente i conti obbligatori e quelli di supporto all’interno della rete e della banca dati finanziaria.
  • Conserva i registri di magazzino e la documentazione a disposizione su richiesta.