Funzionario fiduciario senior

Descrizione del lavoro

Compiti

• Assistenza nell'apertura di conti bancari/investimenti interni ed esterni come parte del processo di new business;
• Garantire la corretta amministrazione di tutte le strutture fiduciarie e di fondi in conformità con i regolamenti dipartimentali per quanto riguarda le istruzioni dei clienti, i livelli di autorizzazione, i trasferimenti di fondi, le transazioni in contanti, le sottoscrizioni, i rimborsi, i trasferimenti di attività, le liquidazioni, la chiusura delle strutture e l'accurata tenuta dei registri;
• Interagire con fornitori terzi, come richiesto, per l'esecuzione di servizi NAV, amministrativi, RTA, di revisione e di altri servizi rilevanti per il fondo;
• Preparazione ed elaborazione di tutti i documenti richiesti, compresi i moduli del conto, le istruzioni, i verbali e le risoluzioni per tutte le aperture/chiusure di conti per le strutture esistenti;
• Preparazione di tutti i documenti necessari, tra cui istruzioni, autorizzazioni, risoluzioni e verbali, se necessario;
• Preparazione di tutti i documenti relativi alle attività di investimento, tra cui direttive, risoluzioni, documenti di sottoscrizione e avvisi del modulo W-8;
• Conformità alle politiche e alle procedure attuali e ai processi operativi per aumentare l'efficienza e ridurre al minimo i rischi potenziali;
• Esaminare tutti i documenti relativi a nuove strutture per potenziali clienti di trust, società e fondi per garantire che i moduli di richiesta siano compilati correttamente, che tutti gli accordi siano testimoniati correttamente e che siano forniti tutti gli altri documenti applicabili;
• Responsabilità della governance e della supervisione dei fondi dal punto di vista della revisione contabile, della conformità, del rischio legale e della reputazione;
• Elaborare le transazioni per la struttura, comprese le distribuzioni e le agevolazioni creditizie, e garantire che tutte le istruzioni di deposito a garanzia, la documentazione di supporto e le delibere aziendali siano in vigore per supportare l'attività;
• Assistere nell'esecuzione di audit fiduciari e di fondi in conformità con la politica e la procedura per gli audit dei conti;
• Assicurare la corretta archiviazione dei documenti di revisione aziendale, dei fondi e delle fiduciarie in Microgen;
• Garantire una comunicazione adeguata con la fatturazione in merito a tutte le attività del conto;
• Responsabilità generale per la creazione, la modifica e la chiusura dei conti, se necessario;
• Ricevere ed elaborare tempestivamente i contanti ricevuti dai centri di prenotazione, se necessario;
• Contatti con i Fiduciary Relationship Officers (FRO) per la riscossione delle commissioni arretrate;
• Aggiornamento delle informazioni su trust, società e fondi in Microgen;
• Tenuta dei registri degli amministratori e degli azionisti e di altri documenti statutari;
• Contattare il Registrar of Companies per le richieste e i depositi di documenti societari e/o del fondo (ad esempio, il Certificate of Good Standing);
• Relazioni con la Securities Commission delle Bahamas per i depositi necessari alla costituzione di un fondo e per soddisfare i requisiti normativi annuali.
• Indagare sulle richieste e/o sulle preoccupazioni ricevute dall'FRO o dai clienti o dal personale di relazione, effettuando ricerche approfondite sul fascicolo del cliente e preparando una risposta adeguata e un feedback scritto, se necessario;
• Durante la revisione dei fascicoli dei clienti, assicurarsi che i documenti fiduciari, societari o relativi ai fondi mancanti siano ottenuti dagli FRO, se necessario;
• Assicurare che i documenti pertinenti siano rigorosamente conformi agli standard IBTB o IBTC (a seconda dei casi), che le informazioni sui clienti siano verificate correttamente e che le richieste dei clienti siano confermate ed eseguite;
• Assistenza nella ricerca di questioni fiduciarie/societarie/fondi sulla base di e-mail, fax o richieste di flussi di lavoro fiduciari/fondi;
• Principale responsabilità per la gestione e il completamento di progetti speciali all'interno del dipartimento;
• Fornire un supporto amministrativo quotidiano all'FRO o al Team Leader, come richiesto, ad esempio ricerche fiduciarie, preparazione della corrispondenza generale, ecc.
• Rispetto dei requisiti normativi, di conformità, antiriciclaggio e antiterrorismo.