Addetto/a alla reception senior / Accoglienza (contratto di maternità)

Dettagli dell'offerta di lavoro

• Data di inizio: flessibile
• Sede: Ufficio di Londra
• Orario di lavoro: dal lunedì al giovedì, dalle 08:00 alle 17:00
• Riporta a: Responsabile dell'ufficio / Responsabile dell'assistenza

Compiti

• Offrire un’accoglienza cordiale e professionale a tutti gli ospiti, i clienti e i visitatori al loro arrivo
• Notifica immediata ai dipendenti interessati degli arrivi degli ospiti e gestione di tutte le registrazioni di ingresso e uscita dei visitatori
• Gestione della preparazione e del servizio dei rinfreschi, nonché collaborazione con il personale addetto al catering, se necessario
• Garantire che l’area reception e le sale riunioni siano tenute in modo impeccabile e completamente rifornite di articoli di cancelleria e materiale promozionale aggiornato
• Rifornimento quotidiano delle scorte nella cucina dei clienti, nella sala relax e nell’armadio delle forniture d’ufficio, nonché effettuazione proattiva degli ordini qualora ciò sia ritenuto necessario
• Gestione di una raccolta ordinata di opuscoli di marketing aggiornati, giornali e pubblicazioni specializzate
• Allestimento di tutte le apparecchiature audiovisive e di videoconferenza (VC) per le riunioni; garantire che la sala sia pronta e funzionante in tempo utile
• Assumersi la responsabilità del sistema di prenotazione delle sale riunioni per garantire un utilizzo efficiente, l'assegnazione delle sale e la prevenzione di conflitti di orario
• Supporto nell'organizzazione e nella realizzazione di eventi interni, compresi pranzi per i dipendenti, incontri fuori sede e intrattenimento per i clienti
• Gestione efficiente e accurata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, dei servizi di corriere e delle consegne
• Verifica e miglioramento continui dei processi di front-of-house per aumentare l'efficienza e migliorare la presentazione del marchio
• Assistenza nelle attività amministrative ad hoc per ospiti e dipendenti, tra cui fotocopie, scansioni, archiviazione e sbrigamento di commissioni generiche
• Gestione delle procedure di registrazione dei visitatori in conformità con i protocolli di sicurezza, compreso il rilascio dei tesserini di accesso per i visitatori
• Assistenza nell'inserimento dei nuovi dipendenti, comprese le visite guidate agli uffici, le sessioni di presentazione e il coordinamento con l'amministrazione dell'edificio o con fornitori di servizi esterni, se necessario
• Collaborazione con l'Office Manager per garantire il regolare funzionamento dell'area reception

Requisiti

• Esperienza pratica nell'uso delle apparecchiature informatiche da ufficio
• Comprensione e rispetto dell’importanza della discrezione nell’ambito del ruolo
• Ottime capacità di comunicazione scritta e orale
• Eccellente efficienza e capacità organizzative
• Un aspetto professionale in ogni occasione
• Capacità di gestione del tempo e del multitasking, con la capacità di stabilire le priorità delle attività
• Elevata qualità dell’orientamento al cliente
• Ottima capacità organizzativa e in grado di gestire più priorità anche in situazioni di stress
• Professionista dotato di ottime capacità comunicative sia scritte che orali
• Capacità di collaborare efficacemente con una varietà di personalità e a diversi livelli gerarchici
• Un vero giocatore di squadra, pronto a dare una mano e a dare il proprio contributo quando necessario
• Proattivo e orientato alle soluzioni, con un atteggiamento positivo e determinato
• Sicuro di sé, professionale e discreto nel trattamento di informazioni sensibili