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Administrative Business Partner

Die Administrative Business Partner-Position bei BlackRock in San Francisco, Kalifornien, erfordert eine erfahrene administrative Fachkraft, die eng mit Führungskräften zusammenarbeitet und komplexe administrative und geschäftliche Unterstützungsbedürfnisse managt. Die Stelle bietet ein Gehalt im Bereich von 116.000 bis 165.000 US-Dollar pro Jahr sowie umfassende Benefits und eine flexible Arbeitszeitgestaltung.

Ausland

BlackRock, Inc.

100%

Job Beschreibung

Als Administrative Business Partner wirst du eng mit den Senior-Leadern des Pensions-Teams zusammenarbeiten, um komplexe administrative und geschäftliche Unterstützungsbedürfnisse zu managen. Du bist ein Selbststarter mit exzellenten Antizipations- und Problemlösungsfähigkeiten, der schnell einsteigen kann und über starke Kommunikationsfähigkeiten verfügt.

Aufgaben

Deine Hauptaufgaben umfassen:

Das Managen von täglichen Kalendern für fünf oder mehr Senior-Mitglieder des Teams, wobei du Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten zeigen musst, um Prioritäten basierend auf last-minute-Änderungen anzupassen.
Das Arrangieren und Reservieren von Konferenzräumen, Catering, Audio/Video und anderen wichtigen Dienstleistungen für Meetings und Konferenzen.
Das Koordinieren von Reisearrangements und das Einreichen von Spesenberichten in einer zeitnahen Weise mit Concur.
Das Antizipieren notwendiger Hintergrundmaterialien, um sicherzustellen, dass Teammitglieder alles haben, was sie für ihre Meetings benötigen, einschließlich einer detaillierten Reiseplanung, Agenden, Richtungen, Präsentationsbüchern, verifizierten Meeting-Adressen, Kontaktinformationen usw.
Das Führen wichtiger Teamaktivitäten und Ereignisse (wie Team-Meetings, Strategie-Sitzungen, Konferenzen, Bestellung von Materialien und sozialen Ereignissen).
Das Assistieren bei der Verfolgung von Kunden-Meetings, Follow-up-Elementen und anderen Metriken in unserem CRM-System.
Das Managen von Aufgaben proaktiv und effizient, um eine nahtlose Abdeckung für alle unterstützten Mitarbeiter zu gewährleisten.
Das Aufbauen und Aufrechterhalten guter Geschäftsbeziehungen mit Exekutiven und administrativem Personal in der gesamten Organisation.
Das Vertreten des Teams durch das Begrüßen von Besuchern und Gästen und das Beantworten mehrerer Telefonleitungen.
Das Erledigen von ad-hoc-administrativen Anfragen in einer prompten und gründlichen Weise.
Das Bereitstellen von gegenseitiger Abdeckung für andere Assistenten.

Anforderungen

Für diese Position werden folgende Anforderungen gestellt:

5+ Jahre administrative Erfahrung, vorzugsweise in einer großen globalen Organisation in der Finanzdienstleistungsbranche.
Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und zusätzliche Verantwortungen zu übernehmen, wenn erforderlich.
Ein positives und "can-do"-Verhalten.
Wunsch und Fähigkeit, hervorragenden Service für interne und externe Kunden zu bieten.
Ein Fokus mit einem Gefühl von Dringlichkeit, während Respekt für andere aufrechterhalten wird.
Bewährte Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen und enge Fristen einzuhalten.
Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich).
Starke Computerfähigkeiten (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Vertrautheit mit Webex und Zoom.
Ein hoher Grad an Aufmerksamkeit für Details.
Diskretion bei der Behandlung vertraulicher Informationen in allen Aspekten der Arbeit.
Ein Bachelor-Abschluss ist stark bevorzugt.