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Administrative Support / Executive Assistant 100% (f/m/d)

Wir suchen einen Administrative Support / Executive Assistant (100% Stelle), der zwei IT-Abteilungsleiter und deren Management unterstützt und administrative Aufgaben wie Agenda-Management, Berichterstellung und Kommunikation übernimmt. Die Stelle erfordert exzellente Kommunikationsfähigkeiten, starke Organisationsfähigkeiten und Erfahrung in ähnlichen Rollen.

Zürich

Julius Bär Gruppe AG

100%

Aufgaben

Die Position ist verantwortlich für die administrative Unterstützung und executive Assistenz für zwei IT-Abteilungsleiter (Head Global IT Infrastructure & Technology; Head Global IT Service Management) und die Führungskräfte innerhalb der beiden Abteilungen. Die Position treibt Effizienz durch strukturiertes Agenda-Management, zeitnahe Berichterstattung und zuverlässige Stakeholder-Koordination voran. Sie sichert auch professionelle Kommunikation, Reise-Logistik und Ausgaben ab.

Anforderungen

Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Starke Zeitmanagement-Fähigkeiten und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und zu priorisieren
Starke organisatorische und planerische Fähigkeiten
Exzellente zwischenmenschliche und Kundenbetreuungsfähigkeiten
Aufmerksamkeit für Details und proaktive Denkweise
Relevanter höherer Bildungs- und beruflicher Hintergrund
Absolvierte kaufmännische Ausbildung in Betriebswirtschaft, Bankwesen oder ähnlich
Nachweisbare Erfahrung in executive- und/oder persönlicher Assistenz-Rollen
Erfahrung im Project Management Office (PMO) sowie in Berichterstattungsaktivitäten
Starke organisatorische Fähigkeiten
Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel, Word und PowerPoint mit starker numerischer und IT-Affinität
Sprachzertifikate in Deutsch und Englisch
Zusätzliche Ausbildung und/oder Zertifikate in persönlicher Assistenz-Funktionen oder ähnlich