Assistant-e administratif-ve (Direction générale et Secrétariat général)

Stellenbeschreibung

Assistant-e administratif-ve (Direction générale et Secrétariat général) 80-100%

Aufgaben

Les missions qui vous attendent :

• Gestion administrative courante: Assurer la correspondance, trier et traiter le courrier entrant, accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques, mettre à jour des documents, suivre les invitations, lettres et dossiers, maintenir l'archivage électronique et agir comme référent-e Business Travel CFF
• Gestion des factures: Contrôler, saisir et traiter les factures liées aux séances, déplacements et projets
• Organisation de réunions: Planifier les séances du CEO, du président et du Secrétariat général dans Outlook, organiser la logistique (réserver les salles, commander les pauses/repas/mettre à disposition le matériel nécessaire), élaborer le calendrier annuel et les macro-plannings
• Soutien aux événements internes: Aider à l'organisation des séminaires, conférences, voyages, assemblées générales et événements de fin d'année
• Contribution aux projets RSE: Analyser et traiter les demandes de dons, rédiger le rapport de durabilité, participer à l'organisation des séances thématiques

Anforderungen

Votre profil :

• Bénéficier d'une formation commerciale ou équivalente et justifier d'au minimum trois années d'expérience en assistanat de direction
• Organiser, prioriser, anticiper simultanément plusieurs activités avec efficacité
• Développer un esprit d'équipe solidaire, incarner un sens du service investi et garantir une confidentialité exemplaire
• Maîtriser de manière avancée les outils Office, notamment Outlook, PowerPoint (pour créer des présentations), Word et Excel
• Entretenir des relations avec une excellente aisance relationnelle
• Travailler de manière autonome et anticiper les besoins de la Direction
• Communiquer parfaitement en français, à l'oral comme à l'écrit, et utiliser l'allemand à un niveau B2
• Rédiger avec précision et aisance

Wir bieten

Ce que nous vous offrons :

• Un environnement de travail sain dans une entreprise mutualiste certifiée « Great Place to Work »
• Des avantages sociaux multiples, dont la flexibilité dans l'organisation du travail
• Un travail au sein d'une équipe dynamique et passionnée
• Des valeurs humaines centrées sur le bien-être des collaborateurs