Assistant Relationship Manager

Stellenbeschreibung: Assistant Relationship Manager

Aufgaben

• Unterstützung von Relationship Managern (RMs) und Group Heads (GH) in täglichen Operationen, Verwaltung, Kundenbetreuung und Beziehungsmanagement
• Interaktion mit internen und externen Stakeholdern, Bereitstellung von kundenrelevanten Informationen und Unterstützung von RMs bei der Implementierung von maßgeschneiderten Lösungen

Hauptaufgabenbereiche

Client Administration & Management

• Unterstützung von RMs/GH bei Kundeninteraktionen und allen damit verbundenen Aufgaben (Systeme, Prozesse, Dateien, Dokumente etc.) mit hoher Qualität, Präzision und Zeitreaktivität
• Anpassung von Kundenanfragen (Berichterstattung, Statistiken, Meetings etc.)
• Verwaltung des Kalenders von RMs/GH, Vorbereitung von Kundengesprächen, Organisation von Geschäftsreisen, Nachbearbeitung von Kundengesprächen oder Geschäftsreisen für RMs/GH
• Erstellung von Präsentationen, Unterstützung bei der Ausarbeitung von Investitionsvorschlägen und Marketingaktivitäten (Kundenempfang, Meetings, Geschäftsreisen, Events etc.)
• Sicherstellung der Abdeckung bei eigener Abwesenheit

Business Management

• Regelmäßige Sammlung und Austausch relevanter Informationen, die für die Arbeit erforderlich sind
• Organisation von sich selbst in effizienter und konformer Weise und Sicherstellung der rechtzeitigen und angemessenen Information von Vorgesetzten
• Durchführung von Überprüfungen von Plänen im Voraus und Dokumentation der eigenen Arbeit
• Unterstützung von RMs/GH bei der Implementierung von Projekten und Initiativen
• Bereitstellung von professionellen Vorschlägen für Verbesserungen auf der Grundlage von Erfahrungen, Vorfällen oder Beobachtungen
• Verwaltung des Prozesses für Spesenabrechnungen für RMs/GH
• Kontinuierliche administrative Unterstützung

Prozesse

• Bearbeitung von Kundenauftragsüberweisungen, Wertpapierdienstleistungen, Fonds, Anleihen, Geldmarkt-/Devisengeschäfte
• Behandlung von Kundenanfragen und Lösung von Problemen, soweit möglich
• Verwaltung von Terminkalendern, Buchung von Kundengesprächen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Events

Regulatory Responsibilities / Risk Management & Controls

• Aktive Unterstützung bei der Risikobewältigung (Unterstützung der ersten Verteidigungslinie), z.B. bei der Kundenunterstützung, durch Ansprechen von Bedenken, Verfolgung von Problemen und Eskalation bei Zweifeln
• Sicherstellung der Einhaltung lokaler Vorschriften und Compliance mit internen Richtlinien und Standards (z.B. Eröffnung neuer Konten, Zahlungstransaktionen, Sicherstellung, dass Kundeninformationen auf dem neuesten Stand sind oder auf eigener Kompetenzebene etc.) in Zusammenarbeit mit den jeweiligen RMs und GH
• Sicherstellung der rechtzeitigen Klärung von anhängigen Punkten und eskalierten Mängeln
• Sicherstellung eines angemessenen und wirksamen Kontrollverhaltens in anderen Verantwortungsbereichen
• Sicherstellung einer korrekten, sinnvollen und verständlichen Dokumentation von Kundeninteraktionen/Kundenaufträgen in den entsprechenden Tools (z.B. CRM, D AIS)

Anforderungen

Persönliche und soziale Fähigkeiten

• Kundenorientiert und gute zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, verbale und schriftliche Kommunikation mit Kunden in der Muttersprache des Kunden zu führen, soweit zutreffend
• Hohes Maß an Selbstmotivation, Positivität und eine "Kann-do"- sowie proaktive Einstellung
• Verständnis für Strukturen und Backoffice-Prozesse sowie rechtliche und Compliance-Verfahren
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten
• Gute und schnelle Lernfähigkeit
• Teamorientierte Persönlichkeit (Teamplayer) mit Aufmerksamkeit für Details
• Exzellente zwischenmenschliche Anpassungsfähigkeit (z.B. Fähigkeit, mit RMs und Kunden aus verschiedenen Hintergründen zusammen