Assistent*in Management Support

Stellenbeschreibung

Aufgaben

• Aktive Mitarbeit im Management Support der Entris Gruppe
• Unterstützen der Geschäftsleitung und der übrigen Organisationseinheiten
• Organisation und Koordination Sitzungen, Generalversammlungen inkl. Traktanden und Unterlagen
• Protokollführung der GSV-Sitzungen bei Abwesenheit der Leiterin Management Support
• Pflege der digitalen Vertragsverwaltung
• Verwaltung im Vertrag Change-Prozess: Auf Basis der Inputs der Fachbereiche Vertragsneufassungen ausarbeiten und prüfen, Dokumente termingerecht erstellen und versenden sowie den Rücklauf bearbeiten.
• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer funktionierenden und optimierten Gebaudefrastruktur inkl. Sicherheit (u.a. Zutrittsmanagement, physische Sicherheit, Evakuation) sowie Steuerung der Facility Provider
• Mitarbeit als Führungssunterstützung im Krisenstab und verantwortlich für die Pflege der Hilfsmittel (u.a. Krisenmappe)
• Mitarbeit bei der Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie, insbesondere Erheben der relevanten Daten für die jährliche Treibhausgasbilanz
• Verwalten der Rechtsgrundlagen, Handelsregistereinträge und Zeichnungsberechtigungen
• Mitarbeit bei der Büromaterialverwaltung und Postverteilung
• Mitwirken bei Projekten und der Organisation von Anlässen

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung mit adäquater Weiterbildung (Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis o.ä.)
• Interesse sich in vielseitige Themen einzuarbeiten
• Stil-sicheres Deutsch mit guten Französischkenntnissen in Wort und Schrift
• Hohe Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsmentalität
• Vertieft im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Vertrauenswürdig und diskrete Persönlichkeit mit einer selbstständigen und exakten Arbeitsweise

Wir bieten

• Die Möglichkeit, vielseitige Themen und Aufgaben von A bis Z selbstständig zu bearbeiten und zu verantworten
• Eine flache Hierarchie und kurze Entscheidungwege
• Spannendes Arbeitsumfeld mit einmaliger Geschäftstätigkeit als Zentralbank für kleinere und mittlere Finanzinstitute
• Moderne Anstellungsbedingungen mit fortschrittlichen Sozialleistungen und interessanten Fringe Benefits
• Helle und moderne Büroumlichkeiten mit Dachterrasse in Gümligen, Standort an zentraler Lage in Zürich sowie die Möglichkeit für Homeoffice bis zu 50 % des Pensums
• Great Place to Work®-Certified™