Assistent*in Management Support

Stellenbeschreibung

Assistent*in Management Support (80 – 100 %)

Aufgaben

• Aktive Mitarbeit im Management Support der Entris Gruppe
• Unterstützung der Geschäftsleitung und der übrigen Organisationseinheiten
• Organisation und Koordination Sitzungen, Generalversammlungen, Traktanden und Unterlagen
• Protokollführung der GSV-Sitzungen bei Abwesenheit der Leiterin Management Support
• Pflege der digitalen Vertragverwaltung
• Verwaltung im Vertrag-Change-Prozess: Auf Basis der Inputs der Fachbereiche Vertragsanpassungen ausarbeiten und prüfen, Dokumente termingerecht erstellen und versenden sowie den Rücklauf bearbeiten
• Mitarbeit bei der Sicherstellung einer funktionierenden und optimierten Gebaulieinfrastruktur inkl. Sicherheit (u.a. Zutrittsmanagement, physische Sicherheit, Evakuation) sowie Steuerung der Facility Provider
• Mitarbeit als Führungssunterstützung im Krisenstab und verantwortlich für die Pflege der Hilfsmittel (u.a. Krisenmappe)
• Mitarbeit bei der Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie, insbesondere Erheben der relevanten Daten für die jährliche Treibhausgasbilanz
• Verwalten der Rechtsgrundlagen, Handelsregisterträge und Zeichnungsberechtigungen
• Mitarbeit bei der Büromaterialverwaltung und Postverteilung
• Mitwirken bei Projekten und der Organisation von Anlässen

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung mit adäquater Weiterbildung (Direktionsassistent*in mit eidg. Fachausweis o.a.)
• Interesse, sich in vielseitige Themen einzuarbeiten
• Stil sicheres Deutsch mit guten Französischkenntnissen in Wort und Schrift
• Hohe Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsmentalität
• Versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Vertrauenswürdig und diskrete Persönlichkeit mit einer selbständigen und exakten Arbeitsweise

Wir bieten

• Die Möglichkeit, vielseitige Themen und Aufgaben von A bis Z selbstständig zu bearbeiten und zu verantworten
• Eine flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege
• Spannendes Arbeitsumfeld mit einmaliger Geschäftstätigkeit als Zentralbank für kleinere und mittlere Finanzinstitute
• Moderne Anstellungsbedingungen mit fortschrittlichen Sozialleistungen und interessanten Fringe Benefits
• Helle und moderne Bürodimlichkeiten mit Dachterrasse in Gümigen, Standort an zentraler Lage in Zürich sowie die Möglichkeit für Homeoffice bis zu 50% des Pensums
• Great Place to Work®-Certified™