Business Support Coordinator

Stellenbeschreibung

Aufgaben

• Beantworten von eingehenden Anrufen und Weiterleiten von Nachrichten
• Organisation von Taxis, Senden von Bestätigungen und Aufzeichnen von Daten
• Führen eines Besucherregisters und Ausgabe von Besucher-Pässe
• Gewährleistung eines hohen Serviceniveaus für interne Kunden (alle Mitarbeiter von Julius Baer)
• Öffnen und Schließen der Haupttüren des Gebäudes
• Organisation von Meetings durch Festlegung von Terminen und Buchung von Räumen
• Organisation von Meeting-Refreshments und Inhouse-Lunch-Buchungen für Meeting-Räume
• Instandhaltung eines ordentlichen und einladenden Erscheinungsbildes im Empfangsbereich und in den Meeting-Räumen
• Verwaltung des Kurierprozesses
• Vertretung des Facilities Officers während Abwesenheit

Business Management

• Veranstaltungsdienstleistungen: Organisation von Kunden- und Unternehmensveranstaltungen
• Unterstützung von Unterausschüssen des Unternehmens
• Interne Kommunikation: Entwicklung von Inhalten für die wöchentliche Niederlassungs-News
• Verwaltung und Pflege eines jährlichen Veranstaltungskalenders
• Organisation von Reisen, Transport und Unterkünften für interne Stakeholder
• Organisation von Schulungsveranstaltungen für die Niederlassung

Anforderungen

Persönliche und soziale Fähigkeiten

• Starkes Gefühl von Integrität und Einhaltung von Unternehmensrichtlinien
• Starke Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich)
• Hoher Standard an Kleidung und persönlicher Präsentation
• Aufmerksamkeit für Details

Professionelle und technische Fähigkeiten

• Fähigkeit zur Protokollführung und Verständnis von Corporate Governance
• Ereignismanagement-Fähigkeiten
• Kompetenz in Audio- und Copy-Typing
• Exzellente Kenntnisse von Excel, Word und PowerPoint
• Proaktiver Ansatz zur Arbeit
• Teamplayer

Wir bieten