Client Services & Office Associate

Stellenbeschreibung

Aufgaben

• Willkommen und Unterstützung von Klienten und Besuchern im Empfangsbereich, um einen positiven und professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen.
• Verwaltung der Zugangskontrolle für den Gebäudezugang, einschließlich der Überprüfung von Besuchern und der Ausgabe von Ausweisbändern.
• Beantwortung und Weiterleitung von eingehenden Telefonanrufen und E-Mails im Zusammenhang mit Klienten- und Büroanfragen.
• Koordinierung und Terminplanung von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Einrichtung von Besprechungen mit erforderlicher Ausrüstung und Materialien.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Klienten- und internen Unternehmensveranstaltungen, einschließlich Logistik und Gästemanagement.
• Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, Paketen und Kurierdiensten.
• Überwachung und Verwaltung des Büromaterialbestands, Bestellung von Materialien bei niedrigem Bestand und Führung genauer Aufzeichnungen.
• Wartung der Sauberkeit und Organisation von Empfangs- und gemeinsamen Büroräumen.
• Unterstützung von Aktivitäten des Executive-Support-Teams nach Bedarf.
• Kontakt mit dem Gebäudemanagement für routinemäßige Wartung, Sicherheitsprobleme und Facility-Anfragen.
• Verfolgung von Büroausgaben im Zusammenhang mit Materialien und Klientenservices.
• Hilfe bei der Lösung von Klientenanfragen oder -problemen und Eskalation bei Bedarf.
• Sicherstellung der Einhaltung von Bürorichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Vertraulichkeitsstandards.
• Koordinierung von Transport- und Unterkunftsarrangements für Besucher/Klienten/Exekutivteammitglieder bei Bedarf.
• Führung von Aufzeichnungen über Klientenbesuche, Serviceanfragen und Bürovorfälle.
• Kommunikation mit Lieferanten, Auftragnehmern und Interessengruppen.
• Unterstützung bei bankbezogenen Veranstaltungen, die von HR & Marketing vorbereitet werden, einschließlich der Kontaktaufnahme mit Lieferanten, Organisation von Aufbauten und Koordination von Logistik.
• Unterstützung des Executive-Support-Teams nach Bedarf, einschließlich Agenda-Management bei Bedarf.
• Funktion als Backup-Teammitglied innerhalb der Abteilung, um die Kontinuität des Betriebs sicherzustellen.

Anforderungen

Bildung und Erfahrung

• Mittlerer Schulabschluss oder gleichwertig erforderlich; Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung, im Empfang, in der Klientenservice oder in einer ähnlichen Rolle.
• Erfahrung in einem Unternehmens- oder professionellen Dienstleistungsumfeld ist von Vorteil.

Fähigkeiten und Anforderungen

• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Starke organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten.
• Beherrschung der Microsoft Office-Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Fähigkeit, unabhängig und als Teil eines Teams zu arbeiten.
• Professionelles Auftreten und kundenorientierte Einstellung.
• Aufmerksamkeit für Details und Problemlösungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.

Sprachkenntnisse

• Fließend in Englisch erforderlich.
• Fließend in Portugiesisch und/oder Spanisch ist von Vorteil.

Wir bieten

• Eine Vollzeitstelle.
• Ein Stundenlohn von 36 USD.