Client Services & Office Associate

Stellenbeschreibung

Job Details

• Job Category: Associate
• Rate: $36 USD per hour
• Standort: New York, NY 10022, USA

Aufgaben

• Willkommen und Unterstützung von Kunden und Besuchern im Empfangsbereich, um einen positiven und professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen.
• Verwaltung der Zugangskontrolle für den Gebäudezugang, einschließlich der Überprüfung von Besuchern und der Ausgabe von Ausweisdokumenten.
• Beantwortung und Weiterleitung von eingehenden Telefonanrufen und E-Mails im Zusammenhang mit Kunden- und Büroanfragen.
• Koordinierung und Terminplanung von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Einrichtung von Besprechungen mit erforderlicher Ausrüstung und Materialien.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Kunden- und internen Unternehmensveranstaltungen, einschließlich Logistik und Gästemanagement.
• Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, Paketen und Kurierdiensten.
• Überwachung und Verwaltung des Büromaterialbestands, Bestellung von Materialien bei niedrigem Bestand und Führung genauer Aufzeichnungen.
• Wartung der Sauberkeit und Organisation von Empfangs- und gemeinsamen Büroräumen.
• Unterstützung von Aktivitäten des Executive-Support-Teams nach Bedarf.
• Kontakt mit dem Gebäudemanagement für routinemäßige Wartung, Sicherheitsprobleme und Facility-Anfragen.
• Verfolgung von Büroausgaben im Zusammenhang mit Materialien und Kundenservice.
• Hilfe bei der Lösung von Kundenanfragen oder -problemen und Eskalation bei Bedarf.
• Sicherstellung der Einhaltung von Bürorichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Vertraulichkeitsstandards.
• Koordinierung von Transport- und Unterkunftsarrangements für Besucher/Kunden/Executives bei Bedarf.
• Führung von Aufzeichnungen über Kundenbesuche, Serviceanfragen und Bürovorfälle.
• Kommunikation mit Lieferanten, Auftragnehmern und Interessengruppen.
• Unterstützung bei Bankveranstaltungen, die von HR & Marketing vorbereitet werden, einschließlich der Kontaktaufnahme mit Lieferanten, der Organisation von Aufbauten und der Koordination von Logistik.
• Unterstützung des Executive-Support-Teams nach Bedarf, einschließlich der Verwaltung von Tagesordnungen bei Bedarf.
• Funktion als Backup-Teammitglied innerhalb der Abteilung, um die Kontinuität des Betriebs sicherzustellen.

Anforderungen

Bildung und Erfahrung

• Mindestanforderung: Abitur oder gleichwertige Qualifikation; Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt.
• Mindestanforderung: 2 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung, im Empfang, im Kundenservice oder in einer ähnlichen Rolle.
• Erfahrung in einer Unternehmens- oder professionellen Dienstleistungsumgebung ist von Vorteil.

Fähigkeiten und Anforderungen

• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Starke organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten.
• Beherrschung der Microsoft Office-Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
• Professionelles Auftreten und kundenorientierte Einstellung.
• Aufmerksamkeit für Details und Problemlösungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.

Sprachkenntnisse

• Fließend in Englisch erforderlich.
• Fließend in Portugiesisch und/oder Spanisch ist von Vorteil.

Wir bieten

Equal Opportunity Employer

• Dieser Arbeitgeber ist verpflichtet, alle Bewerber über ihre Rechte gemäß den bundesstaatlichen Beschäftigungsgesetzen zu informieren.