Executive Assistant

Job Beschreibung

Wir suchen einen talentierten und hoch effizienten Executive Assistant, um einen unserer Senior-Executive bei seinen täglichen Aktivitäten zu unterstützen. Diese wichtige Rolle hilft sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des Senior-Executive und seines Umfelds erfüllt werden und dass alle notwendigen Aktivitäten und Interaktionen mit der erforderlichen Vertraulichkeit durchgeführt werden.

Hauptaufgaben

• End-to-end-Organisation und Priorisierung des Terminkalenders eines Executive-Mitglieds, unter Berücksichtigung der Anforderungen, die aus verschiedenen Rollen und Aufgaben resultieren
• Priorisierung und Kategorisierung von Terminanfragen basierend auf den Eingaben des Executive-Mitglieds und in Abstimmung mit dem Office-Manager
• Regelmäßige Aktualisierung des Terminprotokolls (Aktualisierung und Eingabe von Informationen in die Datenbank)
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Unterstützungsunterlagen und Hintergrundmaterial für die Termine (Hochladen in das dedizierte Corporate-Tool oder, wenn erforderlich, Vorbereitung von Handouts)
• Überwachung von Fristen und Sicherstellung einer angemessenen Vorbereitungszeit für wichtige Präsentationen, Termine, Projekte, Reisen und anstehende Geschäftsinitiativen
• Einrichtung und Verwaltung von Papier- oder elektronischen Akten, Aufzeichnung von Informationen, Aktualisierung von Schriftstücken oder Aufbewahrung von Dokumenten, wie z.B. Anwesenheitsnachweisen, Korrespondenz oder anderen Materialien
• Mitarbeit bei der Überwachung von Fristen in Zusammenarbeit mit dem Office-Manager des Executive-Mitglieds
• Organisation von Buchungen und Geschäftsreisen für das Executive-Mitglied (einschließlich enger Nachverfolgung von Transfers, Check-in und allen relevanten Arrangements)
• Abwicklung von Spesen für das Executive-Mitglied
• Überprüfung des internen Abwesenheits- und Reisebewilligungssystems (als Delegierter des Executive-Mitglieds im Corporate-Tool)
• Behandlung/Überprüfung des täglichen eingehenden Schriftverkehrs, der an das Executive-Mitglied adressiert ist: Öffnen, Sichten und Weiterleiten an die relevanten Einheiten/verantwortliche Personen oder Sammeln von relevanten Eingaben, um eine zeitnahe Antwort und einen internen Informationsfluss sicherzustellen

Anforderungen

• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, der direkt an die Senior-Management berichtet
• Starke organisatorische, Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten mit makellosen Multitasking-Fähigkeiten
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Zeitmanagement, starke Kommunikations- und aktive Zuhör-Fähigkeiten, Flexibilität
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Zusammenarbeit und Teamgeist
• Sprachen: Englisch ist erforderlich; Italienisch & Französisch und/oder Deutsch wären ein deutlicher Vorteil
• Erweiterte Microsoft-Office-Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, sich mit firmenspezifischen Programmen und Software vertraut zu machen

Unsere Werte

• Verantwortung: Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und Herausforderungen sowie kontinuierliche Verbesserung
• Hands-on: Proaktive Lieferung von hochwertigen Ergebnissen
• Leidenschaft: Engagement und Streben nach Exzellenz
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenresultate