Executive Assistant

Stellenbeschreibung

Als Executive Assistant unterstützen Sie senior Stakeholder mit Professionalität und Vertraulichkeit. In unserem dynamischen Bankenteam haben Sie die Möglichkeit, Ihre starke Erfahrung als Executive Assistant zu nutzen, um die Termine und täglichen Bedürfnisse der Stakeholder zu managen und eine nahtlose Kundenbetreuung durch effektive Priorisierung zu gewährleisten. Ihre Rolle erfordert Flexibilität und fortgeschrittene Assistenzfähigkeiten sowie eine starke Aufmerksamkeit für Details und effektive Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Managt tägliche Aktivitäten: fortgeschrittene, komplexe Terminkalenderverwaltung, E-Mail-Management und professionelle Telefonkommunikation
• Begrüßt Kunden: bearbeitet interne und externe Kundeninteraktionen, organisiert Meetings und Events und arbeitet mit Marketing-Teams in Europa zusammen
• Richtet Meetings, Konferenzanrufe und Videokonferenzen ein
• Finalisiert komplexe Reisearrangements, einschließlich Flügen, Visa, Unterkünften und Logistik, und managt häufige Änderungen und erstellt Reisepläne
• Bearbeitet Spesenabrechnungen, nutzt interne Systeme und erstellt notwendige Dokumente für Kundenmeetings
• Wird zu einem integralen Teil des Geschäfts, versteht Gruppenprioritäten und -erwartungen
• Unterstützt bei der Einstellung und Abmeldung von Mitarbeitern, Einrichtung von Geräten und leitet Ad-hoc-Projekte
• Organisiert interne und Kunden-Events, arbeitet mit Marketing-Teams zusammen
• Erstellt und managt Excel-Tabellen, Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen

Anforderungen

• Assistenz-Erfahrung, idealerweise bei der Unterstützung von mittleren Direktoren oder höher
• Fortgeschrittene organisatorische Fähigkeiten, Fähigkeit, Termine einzuhalten, und proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Assertiv, mit der Fähigkeit, unabhängig Entscheidungen zu treffen
• Takt und gutes Urteilsvermögen in vertraulichen Situationen, mit nachgewiesener Erfahrung bei der Interaktion mit der Geschäftsleitung
• Starke zwischenmenschliche, schriftliche und telefonische Kommunikationsfähigkeiten
• Profizienz in Microsoft Office
• Exzellente Telefonetikette und Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen
• Fließend in Englisch
• Polierter, professioneller Ansatz, ruhiger Gesamteindruck und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten

Wir bieten

Eine Möglichkeit, Teil eines führenden Bankenteams zu sein und senior Stakeholder zu unterstützen. Wir bieten eine professionelle und dynamische Arbeitsumgebung, in der Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einsetzen können, um unsere Kunden zu unterstützen.