Executive Assistant & Office Associate

Aufgaben

• Executive-Support:
• Verwaltung und Pflege der Terminkalender von Führungskräften, einschließlich Termin- und Besprechungsplanung
• Vorbereitung, Überprüfung und Organisation von Dokumenten, Präsentationen und Berichten für Besprechungen und Korrespondenz
• Behandlung eingehender Anrufe, E-Mails und anderer Kommunikation, Priorisierung und Antworten entsprechend
• Koordinierung von Logistik für Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, einschließlich Raumreservierungen und Catering
• Erleichterung interner und externer Kommunikation im Namen von Führungskräften, einschließlich zeitnaher Nachverfolgung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Tagesordnungen und der Nachverfolgung von Aufgaben bis zum Abschluss
• Unterstützung von Projektmanagement-Aufgaben durch Nachverfolgung von Fristen und Lieferterminen
• Wahrung der Vertraulichkeit und Umgang mit sensiblen Informationen mit Diskretion
• Bereitstellung proaktiver Unterstützung durch Antizipation der Bedürfnisse von Führungskräften und Management von konkurrierenden Prioritäten
• Organisation und Koordinierung von Reiseplänen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Bodentransport
• Unterstützung bei der Erstellung von Spesenabrechnungen, Budgetverfolgung und anderen finanziellen Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Einstellung neuer Führungskräfte und administrativen Mitarbeiter
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
• Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Bankgeheimnisgesetzen sowie entsprechenden Richtlinien und Verfahren
• Client-Services & Office (Facilities):
• Begrüßung und Unterstützung von Kunden und Besuchern im Empfangsbereich, Gewährleistung eines positiven und professionellen ersten Eindrucks
• Verwaltung des Zugangskontrollsystems für Gebäudeeintritte, einschließlich Besucheranmeldung und Ausstellung von Ausweisen
• Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe und E-Mails im Zusammenhang mit Kunden- und Büroanfragen
• Koordinierung von Besprechungsräumen (Buchungssystem) und Unterstützung bei der Einrichtung von Besprechungen mit notwendiger Ausrüstung und Materialien
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Kunden- und internen Firmenveranstaltungen, einschließlich Logistik und Gästemanagement
• Überwachung und Verwaltung von Büromaterialien, Bestellung bei niedrigem Bestand und Aufrechterhaltung genauer Aufzeichnungen
• Sicherstellung der Einhaltung von Büropolitiken, Sicherheitsvorschriften und Vertraulichkeitsstandards
• Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen über Kundenbesuche, Serviceanfragen und Bürozwischenfälle
• Dienst als Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement in Bezug auf Reinigung, Aufzüge, Sicherheit, Parken, Klimaanlage, Gebäudeaktualisierungen und Einhaltung von Vorschriften
• Koordinierung von regelmäßigen und Notfallwartungen mit dem Gebäudemanagement
• Unterstützung bei der Planung von Büroausstattung, Raumoptimierung und Büroerweiterungen
• Überwachung von Mitarbeiterzugangskarten/Parken und Sicherheitssystemen, Gewährleistung der Einhaltung von Sicherheits-