Executive Assistant & Office Associate

Aufgaben

• Executive-Support:
  • Verwaltung und Pflege der Terminkalender von Führungskräften, einschließlich Termin- und Besprechungsplanung
  • Vorbereitung, Überprüfung und Organisation von Dokumenten, Präsentationen und Berichten für Besprechungen und Korrespondenz
  • Behandlung eingehender Anrufe, E-Mails und anderer Kommunikation, Priorisierung und Beantwortung entsprechend
  • Koordinierung von Logistik für Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, einschließlich Raumreservierungen und Catering
  • Förderung interner und externer Kommunikation im Namen von Führungskräften, sicherstellung zeitnaher Nachverfolgung
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Tagesordnungen und der Nachverfolgung von Aufgaben bis zur Fertigstellung
  • Unterstützung von Projektmanagement-Aufgaben durch Nachverfolgung von Fristen und Lieferterminen
  • Wahrung der Vertraulichkeit und Umgang mit sensiblen Informationen mit Diskretion
  • Bereitstellung proaktiver Unterstützung durch Antizipation der Bedürfnisse von Führungskräften und Verwaltung von konkurrierenden Prioritäten
  • Organisation und Koordinierung von Reiseplänen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Bodenverkehr
  • Unterstützung bei der Erstellung von Spesenabrechnungen, Budgetverfolgung und anderen finanziellen Verwaltungsaufgaben
  • Unterstützung bei der Einstellung neuer Führungskräfte und administrativen Mitarbeiter
  • Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
  • Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Bankgeheimnisgesetzen sowie den entsprechenden Richtlinien und Verfahren
• Kundenservice und Büro (Einrichtungen):
  • Begrüßung und Unterstützung von Kunden und Besuchern im Empfangsbereich, sicherstellung eines positiven und professionellen ersten Eindrucks
  • Verwaltung des Zugangskontrollsystems für Gebäudeeintritte, einschließlich Besucheranmeldung und Ausstellung von Ausweisen
  • Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe und E-Mails im Zusammenhang mit Kunden- und Büroanfragen
  • Koordinierung und Planung von Besprechungsräumen (Buchungssystem) und Unterstützung bei der Einrichtung von Besprechungen mit notwendiger Ausrüstung und Materialien
  • Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Kunden- und internen Firmenveranstaltungen, einschließlich Logistik und Gästeverwaltung
  • Überwachung und Verwaltung des Büromaterialbestands, Bestellung bei niedrigem Bestand und Aufrechterhaltung genauer Aufzeichnungen
  • Sicherstellung der Einhaltung von Büropolitiken, Sicherheitsvorschriften und Vertraulichkeitsstandards
  • Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen über Kundenbesuche, Serviceanfragen und Bürozwischenfälle
  • Dienst als Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement in Bezug auf Reinigung, Aufzüge, Sicherheit, Parken, Klimaanlage, Gebäudeaktualisierungen und Einhaltung von Vorschriften
  • Koordinierung von Routine- und Notfallwartung mit dem Gebäudemanagement
  • Unterstützung bei der Planung des Bürolayouts, der Optimierung des Raums und der Büroerweiterung
  • Überwachung von Mitarbeiterzugangskarten/Parken und Sicherheitssystemen