Executive Assistant

Stellenbeschreibung

Als Executive Assistant sind Sie für die administrative und sekretarische Unterstützung der Mitglieder des Executive Committee verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben gehören das Management der täglichen Rezeption, die Sicherstellung, dass das Gebäude und die Dienstleistungen den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen, sowie die Unterstützung der Bürooperationen. Diese Funktion umfasst auch die Organisation von internen und externen Veranstaltungen.

Aufgaben

• Überwachung der täglichen Termine, Koordination von Terminen für Mitglieder des Executive Committee und Organisation von persönlichen und virtuellen Meetings in verschiedenen Zeitzonen.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen für Mitglieder des Executive Committee, einschließlich der Erstellung von Spesenberichten, um Genauigkeit und Einhaltung sicherzustellen.
• Vorbereitung der Besuchertermine, Begrüßung und Unterstützung während ihres Aufenthalts.
• Zeitnahe Sammlung, Kompilierung und Verteilung von Materialien für das Board of Directors' Committee, unter Einbeziehung verschiedener Interessengruppen.
• Unterstützung von Marketing-Initiativen (z.B. Kundenveranstaltungen, Gutscheine, Geschenke, Karten).
• Planung interner Veranstaltungen (z.B. Monatstreffen, Weihnachtsfeier).
• Verarbeitung und Verteilung von internen und externen Post.
• Beantwortung von Telefonanrufen in Deutsch, Englisch und Portugiesisch.
• Bestellung und Wartung von Büromaterialien, unter Einhaltung der Büroabläufe, um die maximale Effizienz sicherzustellen, und Überwachung von Ausgaben sowie Verwaltung von Verträgen für Dienstleistungen wie Reinigung, Renovierung und Bau.
• Sicherstellung der Aktualisierung und Wartung von Datenbanken, einschließlich Kontaktlisten für das Büromanagement und die Executive Assistance.
• Verwaltung und Wartung von Konferenzräumen, um sicherzustellen, dass die Bürobereiche sauber und ordentlich gehalten werden.

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung. Studien und/oder ein entsprechender Abschluss als Bürofachmann ist von Vorteil.
• Mindestens 3 Jahre allgemeine Erfahrung.
• Starkes Verständnis von IT-Organisation und damit verbundenen Praktiken und Prozessen.
• Exzellente Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, proaktiv zu denken und Arbeit zu priorisieren.
• Freundlich, diskret und vertrauenswürdig.
• Fähigkeit, unter Druck mit einer ruhigen Haltung und der Fähigkeit, Prioritäten zu ändern, zu arbeiten.
• Fließend in Englisch und Portugiesisch, Grundkenntnisse in Deutsch erforderlich.