Executive Assistant

Stellenbeschreibung: Executive Assistant

Aufgaben

• Proaktiv den Kalender verwalten, Meetings, Termine und Konferenzanrufe planen, unter Berücksichtigung von Zeitzonen und Prioritäten.
• Eingehende Meeting-Anfragen, Anrufe, E-Mails und Korrespondenz screenen und priorisieren, wichtige Informationen effektiv kommunizieren.
• Inlands- und internationale Reisen arrangieren, einschließlich Buchung von Flügen, Unterkünften und Bodenverkehrsmitteln.
• Detailierte Sitzungsprotokolle für wichtige Meetings und Präsentationen erstellen, Agenden vorbereiten, relevante Materialien sammeln und Logistik koordinieren.
• Vertrauliche interne Kommunikation und Korrespondenz im Geschäftsbereich entwerfen und bearbeiten, Genauigkeit und professionelle Präsentation sicherstellen.
• In enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Business Manager bei Projekten, einschließlich Marketing- und Kundenaktivitäten, assistieren und rechtzeitige Erledigung von Aufgaben sicherstellen.

Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant in einem internationalen Unternehmen im Investmentmanagement oder Finanzdienstleistungen.
• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch weitere Qualifikationen als Executive Assistant.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und Vertrautheit mit modernen Kommunikationstools.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (Kenntnisse in Spanisch und/oder Deutsch sind von Vorteil).

Ihre Stärken

• Sehr organisiert und detailorientiert, mit starkem Engagement für Genauigkeit.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten, Fristen und komplexe Zeitpläne mit sorgfältiger Aufmerksamkeit für Details zu verwalten.
• Routineaufgaben selbstständig und proaktiv bearbeiten und potenzielle Probleme oder Verzögerungen ansprechen, ein Gefühl der Dringlichkeit bei der Verwaltung einer hohen Anzahl von Terminwünschen demonstrieren.
• Strenge Vertraulichkeit bezüglich sensibler Unternehmensinformationen und Führungsangelegenheiten wahren.
• Verpflichtung, qualitativ hochwertige Arbeit konsequent mit positiver Einstellung zu liefern, während potenzielle Probleme identifiziert und proaktiv angesprochen werden, bevor sie entstehen.
• Starker Teamplayer mit unabhängigem, strukturiertem und detailorientiertem Arbeitsstil.

Wir bieten

• Grundgehalt: 120.000,00 - 150.000,00 USD

Warum Vontobel?

• Wir schätzen individuelle Perspektiven und beschäftigen Mitarbeiter, die entschlossen sind, in einer dynamischen und sich verändernden Welt Ergebnisse zu liefern.