Facilities and Technology Assistant 100% (m/f/w)

Aufgaben

• Unterstützung des Facilities Managers bei der Koordination der täglichen, saisonalen und präventiven Arbeitsaktivitäten mit regelmäßigen Arbeitsplatzinspektionen.
• Unterstützung bei der Zuweisung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, Updates und Verfahrensanweisungen.
• Mithilfe bei der Installation aller Beschilderungen und Sicherheitszeichen.
• Sicherstellung, dass alle Besprechungs- und Konferenzräume (inkl. technischer Ausstattung) für Geschäftstätigkeiten bereitstehen.
• Mithilfe bei der Implementierung und Pflege der Dokumentation für Business Continuity und Notfallreaktion.
• Unterstützung bei der Überwachung anderer Funktionen, Einrichtungen und Arbeitsplatzaktivitäten.
• Mithilfe bei der Entwicklung aller Büroaktivitäten und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Koordination von Reinigung, Einrichtungen und Arbeitsplatzaktivitäten.
• Mithilfe bei verschiedenen, arbeitsbezogenen und operativen Teamtätigkeiten.
• Verfolgung von Rechnungen über Office Teams und das Facility-Intranet sowie Überwachung der Anforderungen.
• Mithilfe bei der Gebäudeinstandhaltung und dem Asset-Management, einschließlich der Aktualisierung von Grundrissplänen.
• Mithilfe bei der Sicherung und Dokumentation der Abteilungsbetriebes.
• Mithilfe bei der Überwachung und dem Posten von Beschilderungen, Lizenzen und Zugangskarten.
• Bereitstellung und Beschreibung von Dokumenten für den physischen Raum für den Abteilungsbetrieb.
• Mithilfe bei der Sicherstellung der Einrichtung des Kalenders für Einrichtungen, Produktionen und Veranstaltungen bis 18:00 Uhr.
• Bereitstellung von Ad-hoc- und Notfallunterstützung für Kollegen im gesamten Unternehmen.
• Mithilfe bei der Einrichtung von Personal-, Besprechungs- und Buchungsräumen.
• Bearbeitung eingehender Anrufe und Weiterleitung wichtiger Anfragen von Stakeholdern.
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen mit internen Stakeholdern, Mietern und Dienstleistern.
• Vornahme und Buchung von Reservierungen für Zwecke, Arrangements und bestimmte Projekte.
• Erledigung anderer Aufgaben, die zur Unterstützung des Facilities Managers und der Geschäftspartner angemessen angefordert werden.

Anforderungen

• Umfassende Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Deutschsprachigen Region.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit Verwaltung (Assistenz), Recht, Prozess, Bauleitung oder öffentlichem Gesundheits- / Sicherheits- / Nachhaltigkeitsbereich innerhalb des Gebäude- und Facility-Managments, der Unternehmensplanung, des Facility-Managments oder in einem ähnlichen Umfeld.
• Mindestens 3 Jahre relevante Erfahrung in der IT-Endbenutzerunterhaltung, einschließlich Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft 365 Teams und grundlegender IT-Systemadministration.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Gebäudeinstandhaltung, HLK (Heizung, Lüftung, Klima) oder Elektrotechnik oder Äquivalent, mit praktischem Wissen im Bereich des Managements von Gewerbeflächen, der Layoutplanung und der Erstellung von Grundrissplänen.
• Fließende Englischkenntnisse mit soliden Deutschkenntnissen in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation (oder die Fähigkeit, fließende mündliche und schriftliche Englischkenntnisse innerhalb von 12 Monaten nach dem Startdatum zu erlangen) sowie die Fähigkeit, in einer multikulturellen Umgebung zu arbeiten und mit Kunden oder der allgemeinen Öffentlichkeit zu interagieren.
• Selbststarter mit einem hohen Maß an Autonomie und Initiative.
• Starke Aufmerksamkeit für Details, proaktiv, hochgradig organisiert und lösungsorientiert, mit dem Engagement, erstklassigen Service zu liefern.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten.
• Kenntnisse der Schweizer Vorschriften und Verfahren (Datenschutz (DSGVO / DPA), Vermögenss