General Services Employee

Job Beschreibung

Die General Services Assistant spielt eine wichtige Rolle in der täglichen Verwaltung von Logistik und administrativen Operationen innerhalb unseres Privatbank-Standorts in Genf. Diese Person koordiniert Sendungen, verwaltet Inventar und unterstützt die Optimierung interner Prozesse, während sie sicherstellt, dass eine reibungslose Arbeitsumgebung vorhanden ist, die den Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht.

Hauptaufgaben

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Shipment und Logistics Management: Überwachung und Verwaltung von Postsendungen (Briefe, Pakete, Expresslieferungen usw.), sowohl national als auch international, unter Verwendung von Plattformen wie UPS CampusShip, Swiss Post usw.
• Inventar und Beschaffungsmanagement: Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien für verschiedene Abteilungen.
• Wartung und Facility Management: Überwachung des Zustands der Büroräume, Identifizierung von Wartungsbedürfnissen und Koordination mit Dienstleistern, um Probleme zeitnah zu lösen.
• Administrative Unterstützung und Projektmanagement: Koordination und Verfolgung von verschiedenen Projekten in Zusammenarbeit mit Dienstleistern und internen Teams.
• Vielgestaltige Unterstützung innerhalb des General Services-Teams, einschließlich der Verwaltung interner Kommunikation über Tools wie Microsoft Teams und Webex.

Anforderungen

Die Anforderungen für diese Position sind:

• Abschluss in Administration, Logistikmanagement oder äquivalent.
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Bankenumfeld oder mittelständisches Unternehmen bevorzugt).
• Erhebliche Erfahrung in einer ähnlichen Position innerhalb der Privatbank oder des Vermögensmanagements, mit einem tiefen Verständnis der Nuancen und Komplexitäten.
• Erfahrung mit digitalen Tools und Kollaborationsplattformen (Outlook, Excel, Teams usw.).
• Gute Kenntnisse von postalischen und logistischen Management-Plattformen (LPS CampusShip, Swiss Post).
• Fähigkeit, sich schnell an neue Tools und Anwendungen anzupassen.
• Autonomie, Initiative und Fähigkeit, Prioritäten zu verwalten.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Termine einzuhalten.
• Teamgeist und exzellente Kommunikation mit verschiedenen internen Abteilungen.
• Fähigkeit, flexibel zu sein und verschiedene Aufgaben innerhalb des General Services-Departments zu übernehmen.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift ist erforderlich.

Unsere Werte

Unsere Werte sind:

• Verantwortung: Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und Herausforderungen sowie kontinuierliche Verbesserung.
• Hands-on: Proaktive Arbeit, um hochwertige Ergebnisse schnell zu liefern.
• Leidenschaft: Engagement und Streben nach Exzellenz.
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenresultate und faire Behandlung von Kunden mit einem risikobewussten Denken.
• Partnerschaftsorientiert: Förderung von Zusammenarbeit und Teamarbeit. Zusammenarbeit mit einem unternehmerischen Geist.