General Services Employee

Job Beschreibung

Die Stelle als General Services Assistant spielt eine wichtige Rolle bei der täglichen Verwaltung von Logistik und administrativen Operationen innerhalb unseres Privatbank-Standorts in Genf. Diese Person koordiniert Sendungen, verwaltet Bestände und unterstützt die Optimierung interner Prozesse, um eine reibungslose Arbeitsumgebung zu gewährleisten, die den Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht.

Hauptaufgaben

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Sendungs- und Logistikmanagement: Überwachung und Verwaltung von Postsendungen (Briefe, Pakete, Expresslieferungen usw.), sowohl national als auch international, unter Verwendung von Plattformen wie UPS CampusPost, Swiss Post usw.
• Bestands- und Beschaffungsmanagement: Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien für verschiedene Abteilungen, Überwachung von Beständen und Koordination mit Lieferanten, um die kontinuierliche Verfügbarkeit notwendiger Materialien zu gewährleisten.
• Instandhaltung und Facility-Management: Überwachung des Zustands der Büroräume, Identifizierung von Instandhaltungsbedürfnissen und Koordination mit Dienstleistern, um Probleme schnell zu lösen.
• Administrative Unterstützung und Projektmanagement: Koordination und Verfolgung von verschiedenen Projekten in Zusammenarbeit mit Dienstleistern und internen Teams, Verwendung von Tools wie Outlook, Excel, Word, PowerPoint, um administrative Aufgaben zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.
• Vielgestaltige Unterstützung und interne Unterstützung: Vielseitige Unterstützung innerhalb des General Services-Teams, einschließlich der Verwaltung interner Kommunikation über Tools wie Microsoft Teams und Webex.

Anforderungen

Die Anforderungen für diese Stelle umfassen:

• Abschluss in Verwaltung, Logistikmanagement oder äquivalent.
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Bankenumfeld oder mittelständisches Unternehmen bevorzugt).
• Bedeutende Erfahrung in einer ähnlichen Position im Privatbanking- oder Vermögensmanagement-Sektor, mit einem tiefen Verständnis der Nuancen und Komplexitäten, die dabei involviert sind.
• Kompetenz mit digitalen Tools und Kollaborationsplattformen (Outlook, Excel, Teams usw.).
• Gute Kenntnisse von Post- und Logistikmanagement-Plattformen (UPS CampusPost, Swiss Post).
• Fähigkeit, sich schnell an neue Tools und Anwendungen anzupassen.
• Autonomie, Initiative und Fähigkeit, Prioritäten zu managen.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Teamgeist und exzellente Kommunikation mit verschiedenen internen Abteilungen.
• Fähigkeit, flexibel zu sein und verschiedene Aufgaben innerhalb des General Services-Departments zu übernehmen.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift ist erforderlich.

Unsere Werte

Unsere Werte umfassen:

• Verantwortung: Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und Herausforderungen sowie kontinuierliche Verbesserung.
• Hands-on: Proaktive Arbeitsweise, um hochwertige Ergebnisse schnell zu liefern.
• Leidenschaft: Engagement und Streben nach Exzellenz.
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenresultate und faire Behandlung von Kunden mit risikobewusster Denkweise.
• Partnerschaftsorientiert: Förderung von Zusammenarbeit und Teamarbeit, mit einem unternehmerischen Geist.