General Services Employee

Job Beschreibung

Der General Services Assistant spielt eine wichtige Rolle bei der täglichen Verwaltung von Logistik und administrativen Operationen innerhalb unseres Privatbank-Standorts in Genf. Diese Person koordiniert Sendungen, verwaltet Bestände und unterstützt die Optimierung interner Prozesse, um eine reibungslose Arbeitsumgebung zu gewährleisten, die den Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht.

Hauptaufgaben

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Shipment- und Logistikmanagement: Überwachung und Verwaltung von Postsendungen (Briefe, Pakete, Expresslieferungen usw.), sowohl national als auch international, unter Verwendung von Plattformen wie UPS CampusPost, Swiss Post usw.
• Bestands- und Beschaffungsmanagement: Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien für verschiedene Abteilungen, Überwachung von Beständen und Koordination mit Lieferanten, um die kontinuierliche Verfügbarkeit notwendiger Materialien zu gewährleisten.
• Instandhaltung und Facility-Management: Überwachung des Zustands der Büroräume, Identifizierung von Instandhaltungsbedürfnissen und Koordination mit Dienstleistern, um Probleme schnell zu lösen.
• Administrative Unterstützung und Projektmanagement: Koordination und Verfolgung von verschiedenen Projekten in Zusammenarbeit mit Dienstleistern und internen Teams, Verwendung von Tools wie Outlook, Excel, Word, PowerPoint, um administrative Aufgaben zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.

Anforderungen

Die Anforderungen für diese Position sind:

• Abschluss in Administration, Logistikmanagement oder äquivalent.
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Bankenumfeld oder mittelständisches Unternehmen bevorzugt).
• Erhebliche Erfahrung in einer ähnlichen Position im Privatbanking- oder Vermögensmanagement-Sektor, mit einem tiefen Verständnis der Nuancen und Komplexitäten, die damit verbunden sind.
• Kompetenz mit digitalen Tools und Kollaborationsplattformen (Outlook, Excel, Teams usw.).
• Gute Kenntnisse von Post- und Logistikmanagement-Plattformen (UPS CampusPost, Swiss Post).
• Fähigkeit, sich schnell an neue Tools und Anwendungen anzupassen.
• Autonomie, Initiative und Fähigkeit, Prioritäten zu managen.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Teamgeist und exzellente Kommunikation mit verschiedenen internen Abteilungen.
• Fähigkeit, flexibel zu sein und verschiedene Aufgaben innerhalb der General Services-Abteilung zu übernehmen.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift ist erforderlich.

Wir bieten

Wir bieten eine unterstützende Umgebung, in der Ihre Beiträge geschätzt und anerkannt werden. Unsere Werte sind:

• Verantwortung: Übernahme von Aufgaben und Herausforderungen sowie kontinuierliche Verbesserung.
• Hands-on: Proaktive Arbeit, um hochwertige Ergebnisse schnell zu liefern.
• Leidenschaft: Engagement und Streben nach Exzellenz.
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenresultate und faire Behandlung von Kunden mit einem risikobewussten Denken.
• Partnerschaftsorientiert: Förderung von Zusammenarbeit und Teamarbeit.