General Services Employee

Job Beschreibung

Die General Services Assistant spielt eine wichtige Rolle in der täglichen Verwaltung von Logistik und administrativen Operationen innerhalb unseres Privatbank-Standorts in Genf. Diese Person koordiniert Sendungen, verwaltet Bestände und unterstützt die Optimierung interner Prozesse, um eine reibungslose Arbeitsumgebung zu gewährleisten, die den Qualitätsstandards des Unternehmens entspricht.

Hauptaufgaben

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Shipment und Logistics Management: Überwachung und Verwaltung von Postsendungen (Briefe, Pakete, Expresslieferungen usw.), sowohl national als auch international, unter Verwendung von Plattformen wie UPS CampusShip, Swiss Post usw.
• Inventar- und Beschaffungsmanagement: Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien für verschiedene Abteilungen, Überwachung von Beständen und Koordination mit Lieferanten, um die kontinuierliche Verfügbarkeit notwendiger Materialien zu gewährleisten.
• Instandhaltung und Facility Management: Überwachung des Zustands der Büroräume, Identifizierung von Instandhaltungsbedürfnissen und Koordination mit Dienstleistern, um Probleme schnell zu lösen.
• Administrative Unterstützung und Projektmanagement: Koordination und Verfolgung verschiedener Projekte in Zusammenarbeit mit Dienstleistern und internen Teams, Verwendung von Tools wie Outlook, Excel, Word, PowerPoint, um administrative Aufgaben zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.
• Vielgestaltige Unterstützung und interne Unterstützung: Vielgestaltige Unterstützung innerhalb des General Services-Teams, einschließlich der Verwaltung interner Kommunikation über Tools wie Microsoft Teams und Webex.

Anforderungen

Die Anforderungen für diese Position sind:

• Abschluss in Administration, Logistikmanagement oder äquivalent.
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Position (Bankenumfeld oder mittelständisches Unternehmen bevorzugt).
• Bedeutende Erfahrung in einer ähnlichen Position im Privatbanking- oder Vermögensmanagement-Sektor, mit einem tiefen Verständnis der Nuancen und Komplexitäten, die damit verbunden sind.
• Erfahrung mit digitalen Tools und Kollaborationsplattformen (Outlook, Excel, Teams usw.).
• Gute Kenntnisse von Post- und Logistikmanagement-Plattformen (LPS CampusShip, Swiss Post).
• Fähigkeit, sich schnell an neue Tools und Anwendungen anzupassen.
• Autonomie, Initiative und Fähigkeit, Prioritäten zu managen.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Teamgeist und exzellente Kommunikation mit verschiedenen internen Abteilungen.
• Fähigkeit, flexibel zu sein und verschiedene Aufgaben innerhalb des General Services-Departments zu übernehmen.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift ist erforderlich.

Unsere Werte

Unsere Werte sind:

• Verantwortung: Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und Herausforderungen sowie kontinuierliche Verbesserung.
• Hands-on: Proaktive Herangehensweise, um hochwertige Ergebnisse schnell zu liefern.
• Leidenschaft: Engagement und Streben nach Exzellenz.
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenresultate und faire Behandlung von Kunden mit einem risikobewussten Denken.
• Partnerschaftsorientiert: Förderung von Zusammenarbeit und Teamarbeit, mit einem unternehmerischen Geist.