Junior Receptionist

Stellenbeschreibung

Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten im Bereich Client-Service, Bürokoordination und Rezeptionsmanagement zu entwickeln.

Aufgaben

• Ein professionelles und herzliches Willkommen für alle Gäste, Kunden und Besucher bei der Ankunft bieten
• Die Ankunft von Gästen den relevanten Mitarbeitern mitteilen und alle Besucheranmeldungen verwalten
• Die Vorbereitung und den Service von Erfrischungen verwalten und mit Catering-Lieferanten kommunizieren, wenn erforderlich
• Sicherstellen, dass die Rezeptionsfläche und die Besprechungsräume makellos gepflegt sind, vollständig mit Büromaterial ausgestattet sind und aktuelle Marketingmaterialien vorliegen
• Den Vorrat in der Kundenküche, im Breakout-Raum, im Büromaterialschrank täglich auffüllen und dem Senior-Rezeptionisten bei der Bestellung helfen, wenn Vorräte nachgefüllt werden müssen
• Ein ordentliches Display von aktuellen Marketing-Broschüren, Zeitungen und relevanten Branchenpublikationen aufrechterhalten
• Alle AV- und Videokonferenzgeräte für Besprechungen einrichten; sicherstellen, dass die richtige Technologie vorhanden ist und rechtzeitig funktioniert
• Bei der Verwaltung des Besprechungsraumbuchungssystems helfen, um eine effiziente Nutzung des Raumes sicherzustellen
• Dem VM und dem Senior-Rezeptionisten bei ad-hoc-Administrations- oder Betriebsaufgaben helfen

Anforderungen

• Sicherer Umgang mit Outlook
• Überzeugend und in der Lage, klar mit verschiedenen Persönlichkeiten zu kommunizieren
• Reagiert auf dringende Probleme, indem Sie die Initiative ergreifen, um das Problem zu lösen
• Praktische Erfahrung mit IT-Bürogeräten
• Verständnis und Respekt für die Wichtigkeit von Diskretion in dieser Rolle
• Außergewöhnlich effizient und organisiert
• Professionell präsentiert, immer
• Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Hohe Qualität des Kundenservice-Verhaltens

Über Sie

• Außergewöhnlich organisiert und in der Lage, mehrere Prioritäten unter Druck zu verwalten
• Überzeugend und professionell, mit starken schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten
• In der Lage, effektiv mit einer Vielzahl von Persönlichkeiten und Hierarchieebenen zu arbeiten
• Ein wahrer Teamplayer, der bereit ist, überall einzuspringen und zu helfen, wo es benötigt wird
• Proaktiv und lösungsorientiert, mit einer "can-do"-Einstellung
• Überzeugend, poliert und diskret bei der Handhabung sensibler Informationen