Middle Office Specialist

Aufgaben

• Verantwortlich für den täglichen Betrieb des Back Office und Sicherstellung der Einhaltung aller Prozesse und Verfahren zur Gewährleistung von Effizienz, Genauigkeit und Qualität der Arbeit.
• Unterstützung der Geschäfte über die gesamte Middle Office Plattform.
• Projektmanagement:
  • Kommunikation mit Stakeholdern zur Diskussion von Umfang und Zeitplan der Implementierung sowie Bereitstellung von Statusupdates.
  • Berichterstattung an Stakeholder über den Fortschritt, Identifizierung von Engpässen, Überwachung des Projektplans und Updates.
  • Verfolgung des Projekts, einschließlich Zeitplan, Budget und Qualität der Arbeit.
• Risikomanagement:
  • Sicherstellung, dass alle Projekte gemäß den Risikomanagementverfahren innerhalb von Julius Baer verwaltet werden, z. B. Festlegung geeigneter Aufgaben im Projekt, damit Risikopunkte identifiziert und bewertet werden, um Maßnahmen zu bestimmen und Risikovermeidungsoptionen festzulegen, sowie Planung von Gegenmaßnahmen für den Fall, dass ein identifiziertes Risiko eintritt.
  • Durchführung einer Kundendue-Diligence-Prüfung während des Onboardings, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Erweiterte Due-Diligence-Prüfungen für politisch exponierte Personen, Sanktionen, Geldwäschebekämpfungsprüfungen und Verifizierung von Dokumenten.
  • Verwaltung von Eskalationen/Problemen im Zusammenhang mit Verhaltensfragen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Kontoeröffnung und -schließung sowie Kundendokumentation.
• Beziehungsmanagement:
  • Aufbau und Pflege starker Beziehungen über Abteilungen hinweg bei Julius Baer und mit externen Stakeholdern.
  • Entwicklung eines soliden Verständnisses der Geschäftsprozesse von Julius Baer.
• Beitrag zum reibungslosen Verarbeitungs- und Abgleichprozess von Transaktionen.
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Ad-hoc-Projekten.
• Erfüllung von Recherchearbeiten sowie Unterstützung oder Koordination bei Finanzprojekten, Analysen, Präsentationen und Berichterstattungen, wie es die Kundenbedürfnisse und die Strategie vorsehen.
• Die Rolle kann Außendienst- oder Vor-Ort-Arbeit umfassen.
• Berichterstattung an die Führungsebene auf täglicher Ebene.
• Unterstützung von Operationen, einschließlich der täglichen Abwicklung von Treasury-Transaktionen, Back-Office-Operationen und Back-Office-Management-Operationen.
• Zusammenarbeit mit globalen und regionalen Geschäftseinheiten zur Verwaltung und Ausführung verschiedener laufender strategischer Initiativen.
• Teilnahme an strategischen Diskussionen mit internen und externen Stakeholdern.
• Arbeiten so, dass tägliche Aktivitäten mit den Kernwerten des Unternehmens in Einklang stehen.
• Fähigkeit, nach einem Projektzeitplan zu arbeiten.
• Proaktives und kreatives Denken, um Ideen zur Verwaltung der Arbeit und anderer laufender Aktivitäten zu entwickeln.
• Fähigkeit, über Prozess-/Systemprobleme zu berichten und zur Identifizierung und Dokumentation von Befunden beizutragen.
• Beitrag zu System- und Prozessverbesserungen, neuen Projekten und Innovationen, um eine anhaltende Betriebseffizienz zu ermöglichen und sicherzustellen, dass unterstützende Dienste mit der Zeit relevant bleiben.
• Personalmanagement:
  • Beitrag zur Stärkung des Teamgeists und der Förderung einer kooperativen Arbeitsumgebung.
  • Aufbau hochwirksamer Beziehungen mit globalen und regionalen Stakeholdern über Funktionsgrenzen hinweg.
• Kundenmanagement (intern & extern):
  • Sicherstellung der rechtzeitigen und gen