Stellenangebot

Office Coordinator | Receptionist

Die Stelle als Office Coordinator und Receptionist bei Man Group in New York umfasst die Rolle als zentrale Ansprechperson für das Büro, die Unterstützung des CRES-Teams und die Verwaltung von Büroangelegenheiten. Der Stelleninhaber ist für die Erstellung einer positiven Erfahrung für Kollegen und Kunden verantwortlich und unterstützt bei der Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie bei der Organisation von Veranstaltungen.

Ausland

Man Investments AG

100%

Zweck der Rolle

Serve als eine willkommene und zuverlässige Ansprechperson für das Büro, arbeiten Sie kollaborativ als Teil eines globalen, multidisziplinären Workplace-Management-Teams, um eine nahtlose und positive Erfahrung für Kollegen und Kunden zu bieten. * Bieten Sie effiziente, hochwertige Unterstützung für das CRES-Team. Verwalten Sie das breitere CRES-Team und die administrativen und technischen Aspekte von Bürodienstleistungen, einschließlich Rezeption, Catering und Gastfreundschaft, Post, Büromaterial, Abfallmanagement, Zugangskontrolle usw. Stellen Sie sicher, dass die täglichen Bürobedürfnisse mit Sorgfalt, Professionalität und einem starken Verantwortungsbewusstsein gehandhabt werden.

Spezifische Verantwortungen

Rezeption und Bürodienstleistungen

Willkommen heißen Sie Kunden und Besucher und stellen Sie sicher, dass sie eine professionelle und hochwertige Erfahrung haben.
Koordinieren Sie Gastfreundschaft, Catering und die Einrichtung von Besprechungsräumen für interne Meetings.
Unterstützen Sie die Buchung von CRS-Besprechungsräumen, Besprechungsräumen und anderen Räumen nach Bedarf.
Verwalten Sie Büromaterialien, einschließlich Bürodruck und Schreibwaren.
Halten Sie die Verpflegung für das Team, Meetings, Veranstaltungen und Besucher aufrecht.
Verwalten Sie die Einrichtungen, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz sauber, ordentlich und gut instand gehalten ist.
Unterstützen Sie den CRES-Manager bei der Ausstellung von Zugangspässen und damit verbundenen Abstimmungen im Einklang mit den vereinbarten regulatorischen Standards und der besten Praxis.
Helfen Sie bei der Koordination und Überwachung von Drittanbietern – einschließlich Reinigung, Catering, Schädlingsbekämpfung, Sicherheitsdienste und Wartung, Büroinstandhaltung und Zugangskontrolle – und verbinden Sie sich mit der Gebäudeverwaltung nach Bedarf.
Helfen Sie bei der Verteilung von eingehender und ausgehender Post.
Bieten Sie allgemeine tägliche Unterstützung für den CRES-Manager bei der täglichen Führung des Büros.

Gesundheit und Sicherheit

Unterstützen Sie den CRES-Manager bei der Aufrechterhaltung einer sicheren Arbeitsumgebung, einschließlich der Durchführung von Routinekontrollen.
Halten Sie genaue Aufzeichnungen für Erste-Hilfe-Kräfte, Brandschutzbeauftragte und PEEPs.
Stellen Sie sicher, dass alle Bereiche des Büros brandschutzkonform sind, Brandschutzanlagen installiert und überprüft sind.
Unterstützen Sie die Einhaltung von Brandschutzverfahren und lokalen Vorschriften.
Melden Sie den Meldeprozess für Unfälle, Vorfälle, Beinaheunfälle.
Durchführen Sie alle oder Teile der persönlichen CDP-(Jahres-)Umfrage

Umzüge und Änderungen

Unterstützen Sie den CRES-Manager bei Schreibtischumzügen, Änderungen und damit verbundenen Logistik.
Unterstützen Sie alle H&S-Anforderungen, wie Schreibtischbuchungen, Schließfachzuweisungen und Kunstwerke.