Office Coordinator | Receptionist

Zweck der Rolle

Die Rolle des Office Coordinators und Receptionists besteht darin, als zuverlässiger und einladender Ansprechpartner für das Büro zu fungieren. Der erfolgreiche Kandidat wird Teil eines globalen, dynamischen Investment-Management-Teams sein und eine nahtlose und positive Erfahrung für interne und externe Kunden bieten.

Aufgaben

Die Hauptaufgaben umfassen:

• Unterstützung des CRES-Managers und des weiteren ORES-Teams sowie der lokalen Führungskräfte in allen Aspekten der Facilities-Dienstleistungen
• Übernahme der täglichen Büroaufgaben mit Sorgfalt und Leistung, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
• Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen, wie z.B. Bürorisikobewertungen, Erste-Hilfe- und Brandschutzkoordination

Spezifische Verantwortungen

Die spezifischen Verantwortungen umfassen:

• Office Services: Empfang von Besuchern und Anrufern, Koordination von Gastfreundschaft, Catering und Besprechungsräumen
• Gesundheit und Sicherheit: Unterstützung des CRES-Managers bei Gesundheits- und Sicherheitsaufgaben, einschließlich einiger Standortbesuche und Online-Checks
• Umzüge und Änderungen: Unterstützung des CRES-Managers bei Schreibtischumzügen, Änderungen und damit verbundenen Logistik
• Event-Management: Hilfe bei der Koordination von Büroveranstaltungen, einschließlich saisonaler Zusammenkünfte wie Sommer- und Winterpartys
• Finanzen: Erstellung und/oder Genehmigung von Bestellungen, Akten von Angeboten und unterstützenden Dokumenten
• Administrative und kommerzielle Aufgaben: Effektive Kommunikation und Unterstützung bei CRES-Anfragen

Anforderungen

Die Anforderungen für diese Rolle umfassen:

• Universitätsabschluss (vorzuziehen)
• Erfahrung im Empfang oder in der Kundenbetreuung
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und unter Druck zu arbeiten
• Ermutigung zur Zusammenarbeit und Teamarbeit
• Solide analytische und problemlösende Fähigkeiten, mit einem scharfen Auge für Details, vorzugsweise in einer Umgebung mit MS Office und Gesundheits- und Sicherheitskenntnissen
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Kenntnisse in Betriebssystemen, insbesondere im Bereich Kundenservice
• Relevante Erfahrung im Bereich Corporate Services oder Kundenbetreuung (vorzuziehen)

Wir bieten

Wir bieten ein attraktives Gehaltspaket, das Folgendes umfasst:

• Ein Grundgehalt im Bereich von 50.000 - 65.000 USD
• Zusätzliche Leistungen und Zulagen
• Eine inklusive und ausgewogene Arbeitsumgebung