Office Coordinator | Receptionist

Aufgaben

Die Stelle als Office Coordinator und Receptionist umfasst folgende Aufgaben:

• Willkommen heißen von Kunden und Besuchern und Gewährleistung eines professionellen und hochwertigen Gasterelebnisses
• Koordinierung von Gastfreundschaft, Catering und Einrichtung von Konferenzräumen für externe Meetings
• Unterstützung bei der Buchung und Einrichtung von Meetings, Events und Konferenzen
• Verwaltung von Büromaterialien, einschließlich Tinte, Papier und Schreibwaren
• Wartung von Catering-Vorräten für das Büro (z.B. frische Früchte, Meetings und Events)
• Verwaltung und Wartung des gemeinsamen Aktenkabinetts
• Unterstützung des CRES-Managers bei der Ausstellung von Zugangspässen und damit verbundenen Abstimmungen
• Koordinierung und Überwachung von Drittanbietern, einschließlich Reinigung, Catering, Schädlingsbekämpfung, Sicherheitsdienste und Büroinstandhaltung
• Unterstützung bei der Entgegennahme und Verteilung von eingehenden und ausgehenden Post
• Allgemeine Unterstützung des CRES-Managers bei der täglichen Führung des Büros

Gesundheit und Sicherheit

Die Stelle umfasst auch folgende Aufgaben im Bereich Gesundheit und Sicherheit:

• Unterstützung des CRES-Managers bei der Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsumfelds, einschließlich regelmäßiger Kontrollen
• Führung genauer Aufzeichnungen für Ersthelfer, Feuerwehrmänner und PEEPs
• Sicherstellung, dass alle Bereiche des Büros risikobewertet sind und Feuerlöscher vorhanden sind
• Unterstützung bei der Einhaltung von Brandschutzverfahren und lokalen Vorschriften
• Meldung von Gesundheitsrisiken oder persönlichen Umständen, die das Personal und die Sicherheit beeinträchtigen könnten

Verwaltung und Kommunikation

Die Stelle umfasst auch folgende Aufgaben im Bereich Verwaltung und Kommunikation:

• Kommunikation von Büro- und CRES-Updates per E-Mail, Slack und anderen Kanälen
• Allgemeine Unterstützung wie erforderlich

Anforderungen

Die Stelle erfordert folgende Qualifikationen und Fähigkeiten:

• Universitätsabschluss (vorzuziehen)
• 1-2 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung oder im Corporate-Bereich
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und unter Druck ruhig zu bleiben
• Gutes Verständnis und Bewusstsein für Gesundheit und Sicherheit
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Profizienz in Microsoft Office, insbesondere Excel und PowerPoint
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten
• Proaktive und entwickelte Beziehungen auf allen Ebenen der Organisation mit besonderem Schwerpunkt auf Diskretion und Vertraulichkeit

Wir bieten

Die Firma bietet ein attraktives Gehaltspaket, das folgende Leistungen umfasst:

• Gehalt im Bereich von 50.000-65.000 USD
• Zusätzliche Leistungen und Boni
• Ein Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert
• Unterstützung durch globale Ausbildungsprogramme