Office Service Manager

Stellenbeschreibung: Office Service Manager

Aufgaben

• Facility Management & Workplace Design:
  • Als einziger Ansprechpartner für alle facility-management-bezogenen Themen fungieren, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und Probleme zeitnah zu lösen.
  • Mit internen Teams und externen Anbietern zusammenarbeiten, um Büroumbauten, allgemeine Reinigungsthemen oder Neukonfigurationen zu verwalten.
  • Die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien überwachen, um eine rechtzeitige Beschaffung und Verfügbarkeit von wesentlichen Gegenständen sicherzustellen und dabei die Kosteneffizienz zu wahren.
  • Hands-on-Unterstützung für facility-bezogene Aufgaben bieten, einschließlich kleiner Reparaturen, Einrichtung von Besprechungsräumen und persönlichen Serviceangeboten.
• • Eine klientenorientierte Denkweise fördern, indem alle Interaktionen und Umgebungen hohe Hospitality-Standards widerspiegeln.
  • Eine einladende und professionelle Atmosphäre für Klienten, Gäste und Mitarbeiter schaffen, um ihre Bedürfnisse vorherzusehen und mit Sorgfalt zu erfüllen.
  • Aktiv nach Möglichkeiten suchen, die Klienten- und Besucherzufriedenheit zu steigern, von nahtlosen Besprechungseinrichtungen bis hin zu persönlichen Serviceangeboten.
  • Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für alle klientenbezogenen Aktivitäten fungieren, um einen positiven und nachhaltigen Eindruck sicherzustellen.
• Meeting Room Management:
  • Regelmäßige Rundgänge durchführen, um sicherzustellen, dass Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche in optimalem Zustand sind.
  • Mit internen Abteilungen, Anbietern und Gebäudemanagement für Besprechungsbedarf zusammenarbeiten, einschließlich Raumausstattung, audiovisueller Ausrüstung, Catering und Versicherungszertifikate.
  • VIP- und Klientenbesprechungen unterstützen, indem Materialien wie Registrierung, Namensschilder, Handouts, Stifte, Wasserflaschen und Gäste-WLAN arrangiert werden.
  • Besprechungsräume nach Gebrauch aufräumen und neu herrichten.
  • Grundlegende Fehlerbehebung für audiovisuelle Ausrüstung durchführen und Probleme bei Bedarf eskalieren.
  • Besprechungsraumbedarf überwachen und auffüllen, wenn nötig.
• Reception Services:
  • Gäste herzlich begrüßen und Anweisungen zum Klientenbesprechungsraum geben.
  • Gäste registrieren, Besucherausweise ausstellen und bei Abreise wieder einziehen.
  • Telefonanrufe zeitnah entgegennehmen und mit ausgezeichneter Telefonetikette an den entsprechenden Ansprechpartner weiterleiten.
  • Anweisungen für die Übergabe von Besucherausweisen nach Feierabend bereitstellen, wenn nötig.
• • Korrespondenz, Kommunikation, Präsentationen und andere Dokumente vorbereiten und bearbeiten.
  • Unterstützung bei Kreditorenbuchhaltung für Rechnungen, die von Vontobel Asset Management Inc. erhalten werden.
  • Reise- und Spesenabrechnung mit Concur unterstützen.
• Pantry Services:
  • Einen hohen Standard für Pantrybereiche sicherstellen, einschließlich Sauberkeit, Organisation und ordnungsgemäßer Lagerrotation.
  • Küchenreinigung, Bestandsverwaltung, Kaffeemaschinenservice und Geschirrspülerüberwachung.
  • Just-in-Time-Bestellprozesse implementieren, um Abfall und Überbestand zu minimieren.
  • Bestellungen verfolgen und Bestandsniveaus überwachen, um Verfügbarkeit sicherzustellen.

Anforderungen

• Nachweislich 5-10 Jahre Berufserfahrung in Büromanagement oder einer verwandten administrativen oder hospitalitybezogenen Rolle, vorzugsweise in der Finanzdienstleistungsbranche.
• Profi in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Power